Accelerate, St. James’ Hospital improves health information management using Canon document solutions

St. James's Hospital: forbedrer produktiviteten og pasientens opplevelse

Utfordringen

Et av Europas største sykehus, St. James's Hospital, har over 3500 ansatte og 110 konsulenter i 11 kliniske direktorater og 10 avdelinger. Det har Dublins travleste akuttavdeling, som hadde 45 230 pasientbesøk bare i 2010.

St. James's var tidlig ute med elektronisk dokumentadministrasjon (EDM – Electronic Document Management) i 1998. De fulgte Canons råd og introduserte et arkiverings- og hentesystem på akuttavdelingen og sosialarbeidsavdelingen. Målet var å organisere og strømlinjeforme den enorme mengden papirarbeid som ble generert.

Dokumentadministrasjon hadde tidligere vært en omstendelig prosess, som lederen for IT-drift, Marie Sinnott, forklarer: "Pasienter fikk utdelt et fysisk kort med informasjonen deres. Dette ble overlevert til legen og deretter levert tilbake. Kortene ble deretter lagret i skap. Dette øker sannsynligheten for feil, for eksempel at en fil går tapt, noe som fører til lengre ventetid, konsultasjonstid og behandlingstid."

I 2004 begynte St. James's å utvide EDM-porteføljen. To SAP ERP-moduler ble introdusert for transaksjonsbasert behandling og bedriftsstyring. Imidlertid husker Pat Bailey, Supportmedarbeider for SAP-systemet, følgende: "Vi innså at selv om SAP-moduler gjorde en utmerket jobb for finans- og HR-avdelinger, var det rom for forbedring innen lagring, indeksering og henting av filer."

Accelerate, St. James’ Hospital improves patient experience using Canon document management solutions

Canons løsning

Etter et omfattende søk i markedet valgte sykehuset Canons løsning for dokumentstyring: "Det virket som et naturlig steg videre, med tanke på hvor godt det fungerte i andre avdelinger på sykehuset." Imidlertid husker Bailey at han hadde en teknisk bekymring: "Uansett hvor god løsningen virket, kunne den integreres med SAP-modulene?" Svaret var at det var enkelt."

"Henteprosessen pleide å ta fra fem minutter til en time. Nå tar den bare noen sekunder."

Fordeler

På akuttavdelingen ble fordelene synlige umiddelbart: "Med den nye løsningen fra Canon blir pasientkortet fylt ut og skannet bare én gang. Legen kan deretter finne og åpne det digitalt med ett knappetrykk. Henteprosessen pleide å ta fra fem minutter til en time, avhengig av hvor kortet ble oppbevart. Nå tar det bare noen få sekunder."

Sinnott innså også tidlig at denne teknologien var i stand til mye mer enn bare arkivering og raske filsøk og hentinger: "Løsningens lagringskapasitet er uendelig. Og det viktigste er at løsningen er allsidig. Vi skjønte at vi også kunne bruke det i avdelingen for klinisk fotografering. Det begynte faktisk å bli klart for oss at det hadde potensial til å være nyttig for alle deler av avdelingens drift."

De neste avdelingene som fikk nyte godt av løsningen, var økonomi og HR: "Den gjør at vi kan lagre viktige, konfidensielle filer på ett sted. En avansert administrativ modus sørger for at tilgang bare blir innvilget for de rette personene. Det er et enkelt, effektivt og sikkert system for digital arkivering som gjør at de ansatte i HR og økonomi kan arbeide raskt. Hvis det oppstår et problem, trenger de ansatte ikke lenger å lete i arkivskapene i en time. De kan nå bruke det unike merkingssystemet før de identifiserer problemet og løser det på under et minutt."

"Det hele resulterer i en mer fokusert og profesjonell tjeneste."

Accelerate, St. James’ Hospital boosts productivity using document management software from Canon

Avdelingen for klinisk fotografering, blant andre, har også benyttet seg av Canons løsning for styring av helseinformasjon. Nå kan digitale bilder (tatt med Canons EOS 1Ds Mark III-kamera), som forklart av Sinnot, lagres sikkert og direkte i pasientens fil, slik at informasjonen ikke går tapt eller blir åpnet av uautoriserte personer. Bildelogging gjør det mulig for konsulenten å overvåke tilbakevendende problemer som hudsykdommer på mer effektive måter."

For både Sinnott og Bailey har Canons løsning flere fordeler enn bare papirløse kontorer. Det har også drastisk forbedret opplevelsen for sluttbrukeren, pasienten selv. "Pasientens historikk er tilgjengelig sentralt, slik at behandlende lege kan vise tidligere angitt klinisk informasjon, noe som gjør pasientens opplevelse bedre. Det hele resulterer i en mer fokusert og profesjonell tjeneste."

Bailey mener at den sterkeste anerkjennelsen for Canons løsning er tilbakemeldingene fra sykehusets personale: "Avdelingene som allerede har implementert løsningen, ser på hvordan de kan utnytte den maksimalt. Avdelingene som ikke har implementert den, er ivrige etter å komme i gang." Sinnott konkluderer: "Resultatene har vist at det er en enkel og lønnsom overgang for alle avdelinger."

Finn ut mer

Ta kontakt

Oppdag hvordan vi også kan hjelpe bedriften din med å akselerere

Finn ut mer