BUSINESS BYTES

Plassere finansdirektøren i førersetet

  • Publisert 3 år siden
  • 3 min. lest

Unikt og enestående er yndlingsuttrykkene til alle som selger forbrukerprodukter i disse dager. Uansett om det gjelder klær eller iPhoner, så har forbrukerne aldri hatt et så stort utvalg før. Dette, sammen med stadig kortere produktsykluser, fører til store problemer for produsentene. De må sikre at nye produkter er utviklet, testet og sendt innen dette tidsskjemaet og med alt det som hører med – for eksempel dokumentasjon, opplæring og markedsføringsplan – på plass.


Oppi alt dette er fokuset til finansdirektørene som det burde være, på å tjene penger på virksomheten. Det betyr imidlertid for ofte at driftssiden blir oversett. Selv om den daglige driften best bør overlates til COO-ene og divisjonssjefene, har ikke finansdirektørene råd til å slippe tøylene helt. Ikke bare er driftsspørsmål svært viktige for økonomisk styring, men posisjonen til finansdirektørene gjør dem til de perfekte sjefene til å hjelpe til med å maksimere inntjeningen og minimere kostnadene.


Et godt eksempel på dette fra produksjonsindustrien er spørsmålet om produktinformasjon – fra produktets tekniske dokumentasjon til brukerhåndbøkene.


Den tidligere nevnte reduksjonen av produktsyklusen og forøkningen av tilpasningen skaper et problem med alle dokumentene som følger med de fleste produkter. Enten det er en enkel forklarende håndbok eller en omfattende opplæringsprotokoll for en ny programvareløsning, er dataene som følger med enhver variant av nye produkter, dyre og økonomisk livsviktige. Hvis du ikke leverer riktig litteratur til riktig tid, kan du oppleve forsinkelser med sending, noe som har stor innvirkning på kontantstrømmen og tap på fremtidig forventet inntjening.


En effektiv finansdirektør kan utgjøre den viktige forskjellen mellom suksess og fiasko ved å håndheve føyelige informasjonsstyringsprosesser for å sikre at disse perifere områdene ikke bare blir husket på, men også bidrar til organisasjonens generelle økonomiske stilling. Informasjons- og dokumentstyring utgjør tross alt 15 prosent av selskapets totale forbruk, så kostnadsstyring er tydelig viktig i dette området.


Én teknikk som brukes av mange produsenter for å styre kostnadene, er «akkurat i tide»-metoden. Denne teknikken har imidlertid ikke blitt implementert for produktinformasjonsprosesser i mange organisasjoner. Istedenfor at de lagrer opp med brukerhåndbøker eller produserer flere håndbøker for begrensede markeder, kan tilpasset informasjon og dokumentasjon distribueres kun etter behov til sluttbrukere eller forsyningskjedeoperatører. Dette muliggjør besparelser på papir, trykking, oversettelse, oppbevaring og sending.


En annen mulighet for å styre kostnadene er å gi de ansatte tilpasset, oppdatert produktinformasjon. Forskningen viser at dette kan redusere spørsmålene fra serviceteknikere til overordnede med mer enn 90 prosent, noe som forsterker den logiske sannheten om at ved å gi nøyaktig informasjon til de korrekte menneskene, reduserer man ineffektiviteten. Et annet eksempel: publisering av opplæringsmateriell på forhånd betyr at salgs- og serviceansatte kan være klare til å svare på spørsmål fra lanseringsdatoen, noe som maksimerer selskapets konkurransemessige fortrinn.


I tillegg til å finne muligheter for kostnadsstyring innenfor dette området, finnes det også en mulighet for å generere utbytte. I sektorer der det finnes et ettermarked for informasjon – for eksempel for resirkulerte luftfartsturbiner – kan du ta betalt for nye brukerhåndbøker.  En finansdirektør som er kjent med disse perifere mulighetene til å skape ekstra inntekt, kan sikre at de blir benyttet og gjøre ubenyttede ressurser – som produktinformasjon – til noe som genererer profitt.


Ved første blikk kan det virke som at dette er noe som en Chief Operating Officer (COO) bør håndtere, ikke finansdirektøren. Det koster imidlertid å implementere disse policyene. En engasjert finansdirektør kan jobbe med de relevante avdelingene for å identifisere hvor utbyttet rettferdiggjør investeringen og handle deretter.


Sagt på en mer generell måte burde finansdirektørene se at posisjonen deres i selskapsstrukturen – fjernet fra de daglige driftsproblemene, men med ett øye på bunnlinjen – gir dem det perfekte perspektivet til en «utenforstående» for å identifisere det som ikke fungerer, og hva som kan være nye muligheter.