BUSINESS BYTES

Tre er det magiske tallet

  • Publisert 3 år siden
  • 2 min. lest

Nådeløs effektivitet. Alltid pålagt fra styrerommet, men gjør seg ikke alltid gjeldende i hverdagen. Det er også en kilde til både ambisjoner og engstelse for mange av dagens kontorarbeidere. Alt må produseres raskere, men til lavere kostnader. Dette økende presset merkes av IT-avdelinger, som får i oppgave å hjelpe de ansatte til å oppnå disse (noen ganger umulige) målene.


Det har alltid vært en topprioritet å forbedre produktiviteten, men nå er det mer presserende enn noensinne, da organisasjoner kjemper mot en stadig økende mengde informasjon som sakker virksomheten ned. Utrolig nok bruker ansatte for øyeblikket i gjennomsnitt 25 minutter hver dag på å finne historiske dokumenter! Hvis du ganger dette med antallet ansatte i organisasjonen din og antallet arbeidsdager i uken, blir det pinlig klart hvor mye tid som sløses bort. Så hva kan dere gjøre med det?


Smidighet, kommunikasjon og det å gi de ansatte riktige verktøy og infrastruktur oppgis ofte av IT-ledere som nøkkelfaktorer for å oppnå kontorproduktivitet. Men har du noen gang søkt etter produktivitetstips for virksomheter på Google? Uendelige lister ser ut til å være hovedløsningen. «Fem tips for å øke produktiviteten på kontoret», «Åtte teknologitips som fremmer bedriftens produktivitet» og «Fire produktivitetstips som hjelper alle små bedrifter ...» Vi ser ut til å drukne i tall!


Vårt tall er heller letthåndterlig: TRE. Arbeidere over hele Europa forteller oss at produktiviteten enkelt kan forbedres ved at man tar for seg tre enkle faktorer: sentrale lagringssystemer, standardiserte prosesser og opplæring.


Det å ha riktig infrastruktur på plass bør bare være et utgangspunkt, men det er noe som ofte tar opp hele kapasiteten til IT-avdelinger. Det er helt avgjørende at teknologiledere husker ordet «informasjon» i «informasjonsteknologi» og fokuserer på å håndtere informasjonen.


Hvorfor? Fordi nesten halvparten av kontorarbeidere regner selskapet sitt som uproduktivt fordi informasjon ikke deles effektivt. Dette leder til unødig duplisering av arbeid og er et enormt og unødvendig spill av en organisasjons ressurser og budsjett. Dette kan enkelt tas tak i ved å innføre standardiserte prosesser. Fra å bli enige om hvorvidt dokumenter skal lagres som faste kopier eller skjermbilder, til å navngi filer konsekvent: Ulike organisasjoner trenger ulike prosedyrer.


Det er imidlertid ikke nok å innføre standardiserte praksiser – informasjonssjefer må også sørge for at de følges. Kontinuerlig opplæring er avgjørende for å hjelpe de ansatte til å mestre disse metodene og slutte å kaste bort tid. Noen mener at dette bør være hovedprioriteten når det gjelder å forbedre kontorproduktiviteten. Ved å lære mer om teknologien de bruker, kan de få mest mulig ut av den og gjøre en bedre jobb.


Det er enkelt å forbedre produktiviteten ved å introdusere teknologi som muliggjør bedre kommunikasjon og en strømlinjeformet arbeidsflyt.  Men det er alltid rom for forbedring. I gjennomsnitt er det snakk om 25 minutter om dagen ... Våre tre regler er en god start.