BUSINESS BYTES

Løse opp i informasjons-flaskehalser

  • Publisert 3 år siden
  • 3 min. lest

Flaskehalser. De kan oppstå i enhver forretningsprosess, men kontroversielt nok sier de noen ganger mer om IT-avdelingen enn om teamet som får skylden for å sakke selskapet ned.

Hvordan? Svært ofte krever en forretningsprosess flere punkter for datatilførsel og samhandling med flere team. Med ethvert skjema eller enhver forespørsel som sendes gjennom IT-systemet, har man ulike felter i det digitaliserte papirarbeidet som må fylles ut av ulike avdelinger. Nesten alt som angår en ansatt, for eksempel, trenger data fra HR-systemet. Og en kundeforespørsel kan godt kreve en kombinasjon av informasjon fra markedsføring, salg, økonomi og selskapets CRM-verktøy.

I likhet med enhver kjede, kan ett svakt ledd holde igjen en hel prosess, og teamet bak det er kanskje ikke engang klar over problemene de forårsaker lengre fremme. Så når IT-avdelingen blir oppmerksom på en flaskehals, spør de vanligvis personene i funksjonen der systemet sakker ned for å finne ut hva som går galt. Men hvis problemet skyldes dårlig dataflyt fra andre steder i organisasjonen, noe som er sannsynlig, så kommer de neppe til å kunne hjelpe.

Den gode nyheten er at IT-avdelingen kan bidra til å løse opp disse flaskehalsene. Det er deres rolle å danne seg et overblikk over informasjonssiloene og forstå prosessene organisasjonen gjennomfører, eller i det minste utnevne noen til å kartlegge vanskelighetene ved alle de ulike prosessene.

Hvordan finne dem?

En skulle kanskje tro at flaskehalser i en organisasjon er lette å finne ved å sende ut noen testforespørsler og se hvor de henger seg opp. Men den komplekse naturen av tilsynelatende rutinemessige, men likevel enormt viktige oppgaver gjør det dessverre vanskelig å sette fingeren på et problem, med mindre man starter med grundig, dyptgående kunnskap eller samkjører diverse datasett for å oppnå en ferdig prosess. Et opplagt problem er også at en stor del av forretningsprosesser krever manuell håndtering og datatilførsel, som kan gjøre det enda mer komplisert å identifisere og utbedre en flaskehals.

Mange organisasjoner kan velge å hente inn konsulenter som kan hjelpe IT-sjefen med å kartlegge og administrere de komplekse, sammenflettede datastrømmene. Dermed kan IT-funksjonen danne seg et overblikk over prosessene. Dette er ikke bare en teknisk oppgave, selv om det er viktig å forstå komplekse systemer. Det involverer også en kartlegging av medarbeiderne i de ulike funksjonene for å forstå hvordan de arbeider og hvor de føler det er rom for forbedring. Et nytt par øyne kan være gunstig for å bidra til å strømlinjeforme prosesser og finne ut hvor systemet henger seg opp, samt potensielt tilby nye verktøy for å føre tilsyn med og administrere hver forretningsprosess.

Hvordan utbedre dem?

Ved å finne en måte å prioritere viktig arbeid på, tar man et avgjørende første skritt for å unngå flaskehalser. Dette gjør det også mulig for et selskap å gå fra interne gnisninger til å være kunderettet. En faktura som ikke forfaller før om en måned, er for eksempel langt mindre viktig enn papirarbeidet som må gjennomgås for å innvilge et boliglån til en kunde som trenger det omgående. Ved å vite hvordan de skal prioritere dokumenter og prosesser kan organisasjoner unngå flaskehalser fordi ikke alt arbeid behandles med samme hastegrad. Dermed unngår man IT-versjonen av trafikkorker som ikke slipper ambulansen gjennom.

Dette er til syvende og sist et område hvor IT-sjefer og deres team kan ta initiativ og bidra til å oppfylle et forretningsbehov gjennom å tilby en forbedret tjeneste. I stedet for å la det være opp til de individuelle «eierne» av hvert datasett å ordne opp i problemer de kanskje ikke er klar over at de forårsaker, må IT-avdelingen påta seg ansvaret. De må ta kontroll over hvordan data beveger seg rundt i organisasjonen og påse at det finnes noen med et helhetlig overblikk som kan sette fingeren på hvor problemene ligger.

Det å løse opp i informasjons-flaskehalser bør være en prioritet for IT-sjefer i organisasjoner som prøver å oppnå en konkurransefordel: Enten det er ved å tilby raskere tjenester enn rivalene, innfri bestillinger en dag raskere enn nærmeste konkurrent, eller ganske enkelt ved å påse at kontoene er oppdaterte og ikke fører til hodebry blant medarbeidere, kontraktører eller leverandører. Og det første skrittet på veien mot å oppnå dette, er ved å påta seg ansvar heller enn å legge skylden på andre team.