BUSINESS BYTES

Hvorfor prosesser bør prioriteres

  • Publisert 3 år siden
  • 15 min. lest

Hvor ofte nøler du når du blir spurt om hvor et dokument befinner seg? Har du noen gang blitt forsinket med et prosjekt fordi du ikke kunne finne en spesifikk mappe?


Vi har alle opplevd det. Det er et vanlig problem på dagens samarbeidsfokuserte arbeidsplass, hvor medarbeiderne jobber fra de samme filene. Nesten tre fjerdedeler av medarbeidere sier at organisasjonen deres har sentrale systemer for oppbevaring av filer, så det er tydeligvis ikke mangelen på infrastruktur som forårsaker problemet.


Det er faktisk fordi 41 prosent av de ansatte fortsatt lagrer dokumenter på en personlig enhet. Folk finner som regel en prosess som passer dem – og det er ikke nødvendigvis alltid det som passer virksomheten. Ofte er de rett og slett ikke klar over konsekvensene av handlingene sine.


Det betyr ikke at vi ikke kan gjøre noe med det. For å imøtekomme denne utfordringen må IT-sjefer introdusere standardiserte prosesser. Det høres kanskje kjedelig ut, men dette bør være en prioritet for dem, da over halvparten av organisasjoner fortsatt mangler konsekvens og tydelige prosesser.


Det å introdusere systemer er én ting, men de er overflødige hvis medarbeiderne ikke kjenner til dem eller ikke får veiledning i å bruke dem. Dette gjør i sin tur at medarbeiderne mister tilliten til organisasjonens evne til å oppbevare og hente frem igjen dokumenter, og bedømmer den som uorganisert og ineffektiv. Dette er også en av grunnene til at de bruker sine egne enheter.


Denne mangelen på tydelige prosesser går ikke bare ut over medarbeiderne. Det har også direkte følger for lønnsomheten og produktiviteten. Vi bruker for øyeblikket i gjennomsnitt 25 minutter om dagen på å finne dokumenter som er lagret her, der og overalt. Det er urovekkende med tanke på hva denne tiden er verdt.


Til syvende og sist må IT-sjefene brette opp armene og gjenvinne medarbeidernes tillit. Det er et tydelig behov for at de tar ansvar ved å tenke ut og implementere protokoller for hele selskapet som kan forbedre produktiviteten og i sin tur gjenopprette troen på selskapets systemer. Når disse prosessene er på plass, kan du fort bli forbauset over hva som kan oppnås på 25 ekstra minutter.