Er automatiserte arbeidsflyter fremtiden til økonomiavdelingen?

Hindringer på veien mot automatisering

AP-automatisering er ikke bare en komplisert transformasjonsprosess, men også en kostbar prosess. Dette har ikke direktørene gått glipp av heller, som beskrevet i AIIMs Finance and Accounting in 2017: Automating Core Information Workflows-rapporten i samarbeid med Canon. 25 % av økonomer mener faktisk at bruken av en AP-automatiseringsløsning ikke ville ha noen effekt på fakturabehandlingskostnadene. Til tross for dette spår 23 % en kostnadsreduksjon på 15–20 % ved å implementere en AP-automatiseringsløsning, og 22 % forventer reduserte faktureringskostnader på 25–50 %. Hvorfor blir da de konkrete fordelene ved automatisering oversett?

Det er helt klart noe som ikke stemmer når det gjelder finansautomatisering. Bildet blir imidlertid klarere når vi tar med at de som allerede har investert i automatiseringsprosessen, gir positive tilbakemeldinger i tråd med det alle økonomiavdelingene arbeider for å oppnå: 28 % har rapportert reduksjoner i kostnadene på 25–50 % ved å ta i bruk en automatisert AP-løsning. 24 prosent av automatiserte organisasjoner rapporterte at de oppnådde en avkastning på løsningen i løpet av 3 måneder eller mindre, mens 36 % oppnådde avkastning i løpet av ett år. Disse resultatene synes imidlertid fortsatt ikke å oppmuntre bedrifter som nøler med å tilpasse seg automatiseringsprosessen.
Men kostnaden er bare en del av utfordringen. Kultur ser også ut til å komme i veien for en restart av økonomiavdelingen. Mens en tredel (29 %) av organisasjonene oppgir at mangel på kapital har stoppet automatiseringsinnsatsen, holdes 27 % tilbake av bekymringer for å håndtere endringer. Det kan selvfølgelig være ubehagelig for noen, men hvis økonomiavdelingen er opptatt av å bli en produktiv, proaktiv del av bedriften, er en digital overhaling nødvendig.

Ledergruppen må lede an på veien mot automatisering

Den kanskje vanskeligste hindringen å overvinne er tidligere løsninger. 22 prosent av lederne beskriver automatisering som en løsning som ikke kan tilpasses eller er i tråd med gjeldende prioriteringer, noe som gir en motvilje mot å gjennomføre automatiseringsprosjekter. Ytterligere 23 % rapporterer at sjonglering av en rekke prosjekter gjør prioritering til en kamp. Denne motvilligheten hos ledelsen til å virkelig stille seg bak automatisering er tydelig. En fjerdedel (27 %) av de ansatte nevner at toppledernes manglende oppmerksomhet og støtte er en stor hindring når det gjelder å få godkjenning av et AP/AR-automatiseringsprosjekt, til tross for at avanserte prosesser i stor grad kan forbedre ytelsen.

Til slutt må ledelsen overbevises om automatiseringspotensialet før de forplikter seg til en transformasjonsplan. Selv om noen allerede er overbevist om fordelene, for eksempel raskere omløp (46 %), større nøyaktighet (46 %) og bedre datafangst (35 %), er det fremdeles et skremmende skritt for bedrifter som mangler digital erfaring. Finansieringsteam bør derfor fokusere på å bygge en sterk forretningssak for transformasjon, og først og fremst fokusere på prosessene som vil ha størst innvirkning på virksomheten, med behov for minimal investering. Når toppledelsen er overbevist om fordelene, kan en bredere automatiseringsstrategi rulles ut.

Hvis økonomiavdelingen noen gang skal anses som en nyskapende og fremoverrettet funksjon i bedriftene, må de arbeide hardt for å kvitte seg med omdømmet som pengeflyttere. Muligheten er der. Automatisering har potensial til å forvandle økonomiavdelingen kanskje mer enn noen annen avdeling og dermed frigjøre avdelingen fra sitt litt trauste omdømme.