Bedriftstransformasjon

Øke effektivitet og lønnsomhet i dagens IT-avdelinger

Praktiske råd om hvordan RPA og automatisering kan øke din bedrifts effektivitet

Se / last ned veiledning

Three silver laptops on a black table with purple mugs and water. Woman reads a paper with a pink sticky note and red mug.

Ineffektivitet – et sammensatt problem?

År etter år står ineffektivitet øverst på agendaen i mange styrerom. Likevel forblir det et vanlig og ofte sammensatt problem. Selv om det ville vært enklere å peke ut en bestemt avdeling eller ett prosjekt som den ansvarlige, er det oftere små, daglige flaskehalser og lite effektive løsninger som utgjør det store problemet. 15 % av arbeidsstyrken innrømmer at de skriver ut og fyller ut papirskjemaer før de kopierer dem tilbake til et digitalt format[1], og 55 % av lederne bruker hele åtte timer per uke på manuelle, repetitive arbeidsoppgaver[2].

Med så mye tilgjengelig teknologi som kan redusere mengden manuelle arbeidsoppgaver, har det blitt IT-avdelingens ansvar å motarbeide ineffektiviteten. Dette er en mulighet for IT-avdelingen til å vise sin verdi ved å tilby nye strategier og løsninger som kan redusere kostnadene og øke effektiviteten i arbeidet.

Grunner til ineffektivitet

Ineffektivitet kan være endemisk, spesielt for store bedrifter. Team og arbeidsflyter utvikler seg organisk over lengre perioder, og dette kan skape uoverensstemmelser mellom hvordan forskjellige funksjoner fungerer. De ansatte kan også være motvillige til å gi slipp på etablerte arbeidsmetoder og kan være sterkt avhengig av eldre infrastruktur som de er vant til. Selv om disse arbeidsvanene kan fungere i daglig drift, er de langt fra den beste måten å jobbe på, og de vil til slutt påvirke bedriftens konkurranseevne og nyskapning ved å hindre forbedring.

HR-avdelingen er et eksempel på hvor administrasjonsprosessen ofte er tung. For eksempel prosessen med å sikre kandidater og organisere intervjuer krever mye tid – mye frem og tilbake på e-post med dokumenter som skal utveksles, skrives ut, fylles ut, skannes og sendes. For ikke å snakke om tiden som går med til å registrere informasjon om nye ansatte i IT-systemet. De fleste bedrifter (63 %) rapporterer om at mindre enn 50 % av HR-prosessene deres er automatisert[3] – noe som betyr at det meste av dette fortsatt gjøres manuelt. HR og finans, som til syvende og sist er bedriftens kostnadssenter, må vise sin viktige nytteverdi for bedriften ved å redusere unødvendige kostnader.

HR-avdelinger, og bedriftene totalt sett, er i stand til å løse dette problemet med hjelp fra IT-avdelingen. Med tilgang til riktige verktøy for informasjonsbehandling har IT-avdelingen en viktig rolle å spille i verdiskapingen ved å støtte bedriften i kostnadsreduksjoner, som igjen gir forretningsavkastning.

En veiledning for bedre informasjonsstyring

Oppdag hvordan dere kan håndtere dataene bedre og optimalisere innhenting og behandling av dokumenter

Se / last ned veiledning

Woman sits on blue chair in front of a plant and talks to two people

Drive endringer

En av hovedmåtene å oppnå driftsforbedringer på, er ved å benytte seg av informasjonsstyringsteknologi, blant annet automatisering av arbeidsflyter og robotprosessautomatisering (RPA). HR og finans er hovedmål for denne typen teknologi. Accounts Payable (AP) Automation er en felles strategi som bedrifter bruker til å strømlinjeforme og automatisere betalingsprosesser, blant annet fakturering. Dette fjerner manuelle oppgaver og gir bedre oversikt og kontroll over viktige økonomiske data.

Det er store fordeler ved å bruke disse teknologiene. I henhold til Hackett Group gjør økonomiavdelinger 60 % færre faktureringsfeil når de reduserer manuelle oppgaver der det ofte gjøres feil[4]. Rapporten understreker at forskjellen mellom en typisk finansorganisasjon og en aktør i verdensklasse ligger i hvordan de bruker IT-budsjettet. Rapporten konkluderer med at begge bruker like mengder teknologi, men ledende finansavdelinger investerer i modernisering av eksisterende applikasjoner og anskaffelse av nye, digitale løsninger.

Endringer kan virke skremmende for mange ansatte. Det er imidlertid viktig å understreke at ny teknologi gir praktiske fordeler i de daglige arbeidsoppgavene, slik at de ansatte får mulighet til å fokusere mer på verdiskapende aktivitet, som å finne muligheter, ansette nye personer og utvikle mer intelligente strategier for å fremme vekst.

Ta det første steget

Hvor skal man begynne? Det første steget på reisen er å identifisere hvor ineffektiviteten oppstår. Ved å foreta en grundig evaluering av gjeldende arbeidsflyter, kan IT-avdelinger oppdage smertepunktene. Hvordan flyter dokumenter gjennom bedriften? Hvor bruker de ansatte tid på strukturert papirarbeid som enkelt kan gjøres om til maler eller autofullføres av et digitalt system?

Hvor går informasjon tapt, og hvor blir den vanskelig å spore? I dag som datasikkerhet og samsvar er i fokus, har det aldri vært viktigere å ha et sterkt grep om hvordan informasjon behandles i organisasjonen. Automatisering gir også fordeler her. Selv om det ikke er mulig å spore hvorvidt de ansatte har tatt fysiske kopier av CV-er på kontoret, sørger digitale og automatiserte arbeidsflyter for at sensitive dokumenter som CV-er spores gjennom hele levetiden. Systemene kan gi informasjon om hvem som åpnet dokumentet, hvem det ble sendt til og hvor det finnes i lagringssystemene.

Evaluer først. Deretter lager du en handlingsplan som først tar sikte på de endringene som gir kortvarig avkastning. Det kan virke uoverkommelig, men automatisering av administrasjonstunge prosesser har potensial til å gi rask verdiøkning.

Relaterte løsninger

Finn ut mer

Øk effektiviteten i arbeidsflytene i hele bedriften

SNAKK MED OSS