Artikkel

Hvordan unngå HR-relaterte samsvarsrisikoer

Hvorfor tiden er inne for å digitalisere HR-dokumentene dine

Last ned veiledning

Digital transformasjon av fremtiden innen HR

Start din reise mot samsvar

Last ned veiledning

Two men play table football in a communal space

Omfavn det digitale

Fra intervju til avslutning – enhver HR-prosess omfatter administrasjon og lagring av en medarbeiders opplysninger. Strengt samsvar er dermed helt avgjørende for avdelingen. Tiltakene avdelingen har på plass for å sikre datasamsvar må være sikre, transparente og enkle for brukeren å følge.

Tidligere sikret HR-avdelinger personvernet ved ganske enkelt å låse alle sensitive dokumenter i et arkivskap. Informasjonsflyten kan kontrolleres sikkert og enkelt. I en digital verden, der informasjonen enkelt kan kopieres og spres, er ikke dette lenger mulig. Mangler man kontroll, kan informasjon lett havne på ubeskyttede og vanskelig tilgjengelige steder, eller brukes for formål som ikke er i samsvar.

I et stadig strengere miljø er det helt avgjørende at virksomhetene vurderer prosesser for håndtering og lagring av sensitive opplysninger. For å ligge litt i forkant omfavner HR-avdelinger nye digitale prosesser og teknologier som automatisering for å understøtte sin evne til å oppfylle lovmessige krav til databehandling på en robust og konsekvent måte.

Group of four doing a puzzle

GDPR-tidsalderen

Datalekkasjer har alltid hatt potensiale for å skade selskapers omdømme, men i GDPR-ens tidsalder er konsekvensene langt større enn før. I verste fall kan administrative bøter havne på opp til 4 % av årlig global omsetning eller 20 millioner euro – det beløpet som er høyest 1. Dessuten, vil kundene ønske å bruke selskaper som ikke klarer å håndtere opplysninger på riktig måte? Og vil de ansatte ønske å jobbe for selskaper som har fått omdømmeskader? Det virker lite trolig.

GDPR gjelder alle personopplysninger som oppbevares, fra nettverksmapper til papirbasert lagring. Dermed blir det helt klart viktig å sikre at personlig identifiserbar informasjon (PII) håndteres i samsvar på tvers av alle kilder. HR-avdelingen bør søke å implementere strenge og robuste rutiner i hvert eneste trinn av databehandlingsprosessen. Enda viktigere er det at rutinene er enkle å forstå og enkle å følge, slik at risikoen for utilsiktet manglende overholdelse kan fjernes.

Behandle data med forsiktighet

Oppgradering til digitale prosesser kan bidra til å strømlinjeforme og forenkle GDPR-samsvar. Ved å erstatte stykkevise samlinger av filer med et velorganisert og lett tilgjengelig system for dataadministrasjon kan informasjonen samles på tvers av interne applikasjoner og ekstern kommunikasjon, og håndteres og lagres på et definert sted. Dette gir avdelingen bedre oversikt over og kontroll over hvilken informasjon den har.

Et dataadministrasjonssystem bør forsterkes med sikre dataprosesser og rutiner, slik at alle som håndterer data, vet hva de bør og ikke bør gjøre. Slike prosesser kan bidra til å sikre at sensitive data segregeres og behandles med større forsiktighet. Det betyr også at HR-filer kan være enklere å søke frem, og at opplysninger kan begrenses til kun autoriserte ansatte. Hvis avdelingen får en forespørsel om tilgang, eller en annen liknende etterspørsel, er det raskt og enkelt å finne frem informasjonen.

Opprettholde et samsvarende økosystem for dokumentstyring

I den skybaserte og samarbeidsbasert programvarens tid, må HR revurdere sin tilnærming til dokumentstyring. Teknologi som skanning og programvare for dokumentstyring kan bidra til å understøtte denne prosessen. Avdelingen kan ta et dokument, for eksempel en søknad fra en mulig ansatt, skanne det for å opprette en digital oppføring, legge ved en digital etikett og spore dokumentet gjennom arbeidsflyten.

Ved hjelp av mulighetene i skyen kan store volumer med slike dokumenter enkelt lagres, samtidig som de umiddelbart kan hentes frem. Dette støtter samsvarsprosedyrer fordi avdelingen kan dokumentere at sensitive dokumenter oppbevares på en sikker måte, og at all informasjon som ikke lenger er relevant, kan ødelegges uten fare for at det fortsatt finnes lagrede kopier.

Fordelene ved automatisering

Når det gjelder sikkerhet og samsvar, ligger de største risikoene ofte i menneskelige feil. Risikoen ved manuelle prosesser forsterkes i den digitale tidsalderen, spesielt i HR-sammenheng. Hvis du ved et uhell sender en lønnsslipp til feil person eller kopierer feil ansatt inn i en privat diskusjon, kan dette få alvorlige konsekvenser.

Ved å innføre automatisering er det mulig å begrense menneskelig involvering, og dermed redusere risikoen for kompatibilitetsproblemer til et minimum. Som en ytterligere fordel gjør automatisering at HR-lederes liv blir enklere, og frigjør dem til å fokusere på andre aktiviteter samtidig som de kan ha ro i sjelen.

Tiden er inne

Etterhvert som stadig flere organisasjoner gjennomfører digitale transformasjonsprogrammer, blir HR et viktig fokusområde. En overgang fra papirbaserte prosesser, som innføring for nyansatte og årlige evalueringsdokumenter til digitale former, kan forbedre nøyaktigheten og integriteten til dokumentene, samtidig som både de ansatte og HR-avdelingen sparer tid.

Konsekvensene av manglende overholdelse av GDPR-kravene er som vi vet, store, og det å ta umiddelbar kontroll over forretningsinformasjon vil gi både kort- og langsiktige fordeler på tvers av hele organisasjonen, så det er lurt å starte nå. Risikoen for feilhåndtering av data og dokumenter kan være stor, så HR-avdelinger som omfavner digitale og automatiserte teknologier på en gjennomtenkt og faglig måte, vil se fordelene.

Lær hvordan du kan utnytte fordelene ved automatisering

Relaterte løsninger

Finn ut mer

Lær hvordan du unngår samsvarsrisikoen

Snakk med oss