BEDRIFTSFORVANDLING

Administrere opplysninger i en moderne HR-avdeling

Oppnå effektiv og samsvarsmessig informasjonsstyring

Last ned veiledning

Digital transformering av fremtidens HR

Gi HR-funksjonen et løft

Last ned veiledning

Two men play table football

Oppnå en mer innsiktsfull, effektiv og samsvarsmessig informasjonsbehandling

Bedrifter samler inn og administrerer mer data enn noen gang før. Tradisjonelt sett kan HR-avdelinger administrere kontrakter, pensjonsopplysninger og lønnsopplysninger, men utvikling innen digital teknologi betyr at ledende HR-avdelinger måler og samler inn informasjon fra mange flere kilder, fra engasjement i sosiale medier til produktivitetsopplysninger.

Men ikke alle HR-avdelinger er kommet like langt, og mange HR-avdelinger sliter faktisk helt i starten av sin digitale transformasjon, og lurer fortsatt på å ta de første skrittene på reisen. Det har aldri vært viktigere å få på plass det grunnleggende, fordi dårlig informasjonsstyring kan føre til at avdelingene er utsatt for GDPR-bøter. Hva er fremgangsmåten for å oppnå en mer innsiktsfull, effektiv og samsvarsmessig informasjonsbehandling?

Trinn 1: Sørg for samsvar

Samsvar bør ha førsteprioritet hos alle HR-avdelinger, spesielt etter at GDPR ble introdusert. Selv om diskresjon alltid har vært viktig, kan det å unnlate å beskytte sensitiv informasjon nå føre til alvorlige bøter for virksomheten. HR-avdelingen sitter på noen av de mest personlige opplysningene i hele virksomheten, fra hjemmeadresser til klager om trakassering.

Sensitiv informasjon kan ikke bare lagres i arkivskap lenger. Mens en nøkkel og lås tidligere ble betraktet som tilstrekkelig sikkerhet, lever vi nå i en digital verden. Når det gjelder revisjons- og samsvarsformål, må organisasjoner kunne vise til hvilken informasjon de sitter på, raskt og effektivt. Hvordan kan en virksomhet hevde å være i samsvar med GDPR, hvis man ikke er 100 % sikker på hvilken informasjon som lagres i virksomheten? Dette er en stor utfordring for virksomheter som fortsatt i stor grad baserer seg på papirbaserte arbeidsflyter, som verken kan søke gjennom hver eneste papiroppføring de sitter på, eller med sikkerhet kunne si hvor mange kopier som eksisterer.

Til sammenligning har virksomheter som bruker rene digitale arbeidsflyter, en langt mer transparent oversikt over hva slags informasjon som er lagret, hvor den befinner seg og hvem som har tilgang til den. Innføring av digitale arbeidsflyter kan hjelpe HR-avdelingen med å etablere samsvarsrutiner innad i avdelingen, men også å håndheve samsvar på tvers av hele virksomheten.

Two colleagues smiling, working at a laptop in a kitchen

Trinn 2 Øk effektiviteten

Samsvar er kanskje høyeste prioritet, men effektivitet bør være nummer to. Virksomheter blir stadig mer opptatt av å måle HR-prosessene – hvor engasjerte er de ansatte? Hvor produktive? Finnes det noen mønstre blant ansatte som slutter? Etter hvert som mengden data man samler inn, øker, bruker HR-avdelinger stadig mer tid på administrasjon og behandling.

Alle virksomheter bør søke å innføre en datadrevet HR-strategi. Uten de rette strukturene på plass, er imidlertid de HR-ansatte nesten garantert å bli overveldet av dataregistrering og tidkrevende administrasjon. Med dette i tankene bør HR-ledere gå gjennom de nåværende arbeidsflytene, og vurdere hvorvidt denne modellen kan skaleres for å understøtte de nye funksjonene.

Er for eksempel de nåværende arbeidsflytene allerede mer tidkrevende enn de trenger å være? Hindrer dette avdelingen i å ta i bruk en mer verdifull datastrategi? Vil de nye oppgavene også resultere i ytterligere manuelt arbeid for de HR-ansatte? Ofte blir svaret at HR-avdelingene ikke er rustet for disse nye evnene, fordi HR allerede opererer på maksimal kapasitet.

I en slik situasjon må virksomheten vurdere hvordan digitale verktøy og verktøy for automatisering kan bidra. Ved å introdusere slike teknologier kan virksomheten redusere tiden som går til administrative oppgaver med lav verdi. Ikke bare forbedrer dette effektiviteten i HR-avdelingen i dag, det skaper også en struktur som kan understøtte mer komplekse, datadrevne oppgaver i fremtiden.

Trinn 3: Skap verdi

Virksomheter i de mer avanserte trinnene i sine digitale transformasjonsreiser bør vurdere hvordan de kan skape mest mulig verdi fra data. For tiden er det mange HR-avdelinger som ikke utnytter det fulle potensialet til data: mer enn 97 % av HR-avdelinger innhenter tall, men 95 % opplever problemer med prosessen, ofte på grunn av usikkerhet rundt hva man bør måle.

Virksomheter bør ikke kaste bort ressurser på å analysere standardfaktorer fordi de føler seg forpliktet til det. Dataanalyse bør være utviklet for å løse spesifikke utfordringer for virksomheten. Som et første skritt er det viktig å finne ut hva disse er – forlater for eksempel de ansatte bedriften etter en viss tid? Deretter bør virksomheten analysere hvilke omstendigheter som leder til at de ansatte forlater virksomheten, og når disse omstendighetene er funnet, bør man adressere og til slutt løse problemene.

Virksomheter utvikler seg til å bli mer datadrevne, og i denne prosessen forventes det at interne avdelinger følger etter og påtar seg nye ansvarsområder. HR-ledere må imidlertid spille en nøkkelrolle i å administrere denne prosessen i sin avdeling. Til tross for andre interne prioriteringer blant interessentene, må samsvar alltid stå i sentrum, gitt de sensitive opplysningene som behandles. I tillegg kan ikke en transformasjon av HR-avdelingen være en øvelse kun for å kunne krysse av for at det er gjennomført. HR-ledere må i stedet sørge for at de riktige strukturene og prosessene er på plass, slik at de HR-ansatte blir så effektive som mulig og kan fokusere på virksomhetens mest verdifulle ressurs, de ansatte.

Relaterte løsninger

Finn ut mer

Forbedre datastyringen din

Snakk med oss