ARTIKKEL

Er du klar for en fremtid preget av eksternt arbeid?

Ingen av oss kan vite helt sikkert hva som ligger i vente for virksomheten, men med en skiftende global situasjon er det nå kanskje på tide å bygge inn mer smidige arbeidsmetoder permanent?

Se webinar

Sørg for forretningskontinuitet ved å bygge en sikker organisasjon for eksternt arbeid

Bli med oss på dette webinaret for å lære om fordelene ved en sikker, ekstern arbeidsstyrke og hvordan du tilpasser virksomheten til å hjelpe deg i denne overgangen

Se webinar

GettyImages

Selv om det ikke er enkelt å forutse hva som kommer til å skje, vet vi i alle fall at nødvendigheten for digitalisering har økt raskt. Dette betyr at riktig teknologi og riktig infrastruktur vil være nøkkelen til å overleve i et miljø som ser ut til å være uforutsigbart en god stund fremover. Dette er det perfekte tidspunktet til å oppgradere virksomheten din, og styrke teamene ved å investere i teknologi og systemer som gir en mer fleksibel måte å arbeide på.

Men hvor klar for eksternt arbeid var virksomheten din før disse uventede globale endringene? Og er du klar til å endre strukturen til noe som passer bedre til denne langsiktige «nye normen»? Bare i Storbritannia har mindre enn 50 % av kontoransatte tillit til at virksomhetens gjeldende infrastruktur kan støtte sikkert og produktivt eksternt arbeid1. Dette er neppe overraskende når du tenker på at hver organisasjon ligger på forskjellige modenhetsnivå når det gjelder digital transformasjon. Forretningslandskapet har en stor variasjon av hybride, moderne arbeidsmiljøer, som bruker en kombinasjon av papir og digitale fremgangsmåter.

Så selv om mange bedrifter kanskje ikke har vært klare, kommer den pågående situasjonen til å tvinge mange til å gjøre nye endringer. Men det betyr ikke at det trenger å være komplisert eller dyrt. Med muligheten til virkelig å dra nytte av en stødigere ekstern arbeidsstyrke fremover, hvor bør du begynne?

1 https://www.forbes.com/sites/charlestowersclark/2020/03/27/will-remote-work-become-the-new-normal/#1918a2eccd1c

GettyImages

Hensyn ved bruk av langsiktig eksternt arbeid

Hvis du ønsker å bruke eksternt arbeid på lengre sikt, trenger organisasjonen et økosystem som tilrettelegger for en digitalt ledet tilnærming. Det er fire viktige områder du bør vurdere for å oppnå dette:

1) Teknologi – trolig det viktigste området å ta hensyn til. Teknologivalgene dine vil avgjøre om det eksterne arbeidsoppsettet blir vellykket. Infrastrukturen, de fysiske enhetene og de digitale verktøyene du velger for arbeidsstyrken, må være utformet med tanke på fleksibilitet.

Og det betyr ikke bare å bytte fra stasjonære til bærbare datamaskiner. Tenk deg at du arbeider i juridisk sektor eller utdanningssektoren. Det å ha tilgang til en profesjonell utskrifts- og skanneenhet kan være like viktig som å ha en bærbar PC – enten det er hjemme eller i et felles arbeidsområde.

Vurder nøye hvilke enkle løsninger som kan støtte teamet ditt i å få jobben gjort, og bli komfortabel med skybaserte tjenester. Jo mer brukervennlig du kan gjøre de eksterne arbeidsredskapene, desto mer mottakelig blir teamet, og jo mindre sannsynlig er det at du kommer til å møte på de kostbare fallgruvene når ansatte kombinerer arbeidsteknologien med forbrukerfokuserte løsninger.

Og ikke glem vedlikehold og service. En sterk kobling til IT-avdelingen er helt avgjørende for å sikre at riktige oppdateringer installeres til rett tid.

2) Samarbeidsverktøy – verktøyene du velger for å behandle viktig forretningsinformasjon, er de som jobber hånd i hånd med infrastrukturen og enhetene du bruker. Uansett hvor samarbeidsklar du var før dagens klima, er det én ting vi kan være sikker på – at det å ha en robust løsning for informasjonsstyring vil bli en viktig funksjon i alle vellykkede eksterne arbeidsrammer.

Det er her nettskyløsninger virkelig kan være til nytte for virksomheten. Du må ta deg tid til å gå gjennom systemet du har på plass nå, spesielt hvis det handlet om å bruke det du kunne få tak i en nødssituasjon, og se etter en løsning som dekker alle dine behov for arbeidsflyt og sikkerhet ved håndtering av forretningsinformasjon.

Du må også legge inn opplæringsprogrammer for å hjelpe teamet ditt med å bli kjent med det systemet som skal brukes over lengre tid. Jo raskere du får dem klare, desto raskere kan du se hele verdien av investeringen.

3) Fjerne grensen mellom papir og digitale løsninger – det er enkelt å snakke om å skifte til skyløsninger for å hjelpe et eksternt team, men hva om du fortsatt er i begynnelsen av den digitale transformasjonen, og fortsatt er veldig avhengig av papirprosesser? Har du hatt problemer med tilgang til filer og å starte digitale arbeidsprosesser når alle har måttet holde seg borte fra kontoret?

Alle virksomheter er forskjellige, så ikke alle løsninger passer for alle, men du må begynne med å vurdere en strategi for å få deg fra der du er nå, til der du vil være, og tilordne en passende tidsskala. Nøkkelen er å ikke få panikk og bli stresset. Sannheten er at du må balansere gammel infrastruktur og blandingen av papirprosesser og digitale prosesser du allerede har på plass. Tenk derfor på dette som en problemfri integrering, ikke en helt ny start.

4) Levering – hvis vi tenker oss at informasjon er pulsen i hver virksomhet, er bildet av en vellykket organisasjon en som effektivt kan utnytte flyten via inndata, overføring og tilgang. I en tid der kontinuitet er viktig, kan du se hvorfor det er så avgjørende for virksomheter å kombinere riktig teknologi, samarbeidsverktøy og produktiv administrasjon av dokumentprosesser.

Gi de ansatte et robust, brukervennlig oppsett, og du vil raskt se økt produktivitet og en positiv innvirkning på bunnlinjen.

Eksternt arbeid kan være et konkurransefortrinn

I de siste ukene har vi sett virksomheter som Twitter annonsere til ansatte at de nå vil ha enda mer fleksibilitet, med muligheten til å arbeide hjemmefra på heltid2, og det er sannsynlig at flere vil følge etter, i et globalt kontinuerlig usikkert klima. Med så mange ukjente faktorer er det mulig at vi er i ferd med å se et enda større skifte i trenden med å jobbe eksternt. Og du må spørre deg selv – er virksomheten din klar for det?

Det er på tide å eskalere den digitale transformasjonen, vurdere den eksterne arbeidsstrategien og investere i opplæring og støtte for arbeidsstyrken for å beskytte virksomheten din nå og gjennom en usikker fremtid.

2 https://www.buzzfeednews.com/article/alexkantrowitz/twitter-will-allow-employees-to-work-at-home-forever

Lær mer om fordelene ved en sikker ekstern arbeidsstyrke

Relaterte løsninger

Finn ut mer

Lær mer om fordelene ved en sikker ekstern arbeidsstyrke

SNAKK MED OSS