For bedrifter

Hva er dokumentbehandling?

Hvor lagrer de ansatte dokumenter, og hvordan går de frem for å søke etter disse dokumentene?

  • Mappestrukturen i Windows – en god, logisk struktur, men en struktur som brukes forskjellig av forskjellige personer avhengig av deres personlige preferanser.
  • E-postinnboksen – igjen med en personlig tilpasset mappestruktur, ofte forskjellig fra den i Windows.
  • Fysiske arkiveringsskap. Disse kan være personlige eller spesielt strukturert for avdelingen eller hele bedriften, selv om strukturen selv da ofte varierer avhengig av de ansatte eller avdelingene som bruker dem. –
  • USB-minnepinner som vi kan bruke til å lagre personlige sikkerhetskopier eller overføre dokumenter til ulike lagringsplasseringer.

Ofte er alle disse fire i bruk, med en del av informasjonen plassert på hver av dem. Informasjonen kan være oppdatert eller ikke. Resultatet er en veldig usikker situasjon der dokumentene er utsatt for tap, uautorisert tilgang, tyveri og ødeleggelse.

Det er to hovedkilder til problemet:

  • Den hierarkiske trestrukturen. Selv om det er en tydelig og logisk måte å lagre dokumenter på, er alle hierarkier forskjellige fordi personer har forskjellige jobber og forskjellige måter å tenke på. Når systemet blir stort og inneholder informasjon fra flere enn én person, blir dette et stort problem.
  • Personer kopierer dokumenter for å ha én kopi i hver lagringsstruktur, enten i e-posten, på den lokale harddisken, på nettverksstasjonen eller på USB-minnepinnen, og det blir da vanskelig å holde oversikt over hvilken versjon som er den nyeste.

Løsningen er å kvitte seg med den hierarkiske trestrukturen, og i stedet stiller vi bare to spørsmål:

  • Hva slags dokument er det?
  • Hvordan vil du merke dokumentet for å identifisere det?

Hvis du for eksempel vil lagre en kontrakt, kan du merke den direkte fra skjermen på en multifunksjonsenhet før du lagrer den i Therefore-dokumentbehandlingssystemet. På samme måte kan dokumentmerking gjøres fra praktisk talt alle skrivebordsprogrammer.

Etikettene erstatter behovet for enhver type hierarkisk struktur på en effektiv måte, og siden alle med tilgangsrettigheter kan hente dokumentet fra en sentral lagringsplassering, finnes det ingen behov for å ha flere kopier. Du har nå bare ett sted der du lagrer, søker etter, distribuerer og sikrer dokumenter.

Dette er kjernen i fordelen ved et dokumentbehandlingssystem, men det er også bare begynnelsen på hva som er mulig. Det tilbyr også

  • dokumentarbeidsflyter
  • e-postarkivering
  • bunkeskanning
  • dokumentsikkerhet
  • automatisk registrering av dokumentdata fra informasjonssystemer
  • katastrofelagring på sikre medier

spacer
					image
Relatert informasjon
Hvorfor velge Therefore?
Therefore™ Skalerbarhet
Therefore™ Komponenter
Therefore™ Funksjoner
Therefore™ Integrering
Therefore™