Simplify, Leeds City Council optimise their print service using Canon document solutions

Byrådet i Leeds: Bli den beste med færre ressurser

Utfordringen

Byrådet i Leeds leverer livsviktige kommunale tjenester til 700 000 innbyggere. Det er også den nest største storbykommunen i Storbritannia. Og den ønsker å bli sett på som den beste, både for kvaliteten på tjenestene de leverer, og hvordan de blir levert. I en tid med sparing og nedskjæringer i pengebruken i offentlig sektor, er det et utfordrende mål.

I tillegg til at byrådet ønsker å forbedre produktiviteten og redusere kostnader og avfall relatert til utskrift, var det også nødvendig å håndtere endringer innen hvordan personer får tilgang til offentlige tjenester. Helena Phillips, leder for felles tjenester, forklarer: "Stadig mer kommunikasjon går gjennom digitale kanaler, så utfordringen vi står overfor, er å utvikle tjenestene vi tilbyr innenfor strammere budsjetter."

"Hovedprioriteten vår var å implementere en smart utskriftsløsning som kunne spare kommunen for både tid og penger."

Simplify, Leeds City Council boost productivity through Canon’s printing and document management solutions

Da områder for ineffektivitet skulle identifiseres, var byrådets utskriftstjeneste en åpenbar kandidat. Utskrift er en kjernefunksjon innen IT for de 12 500 ansatte, men skriverparken med tilkoblede og frittstående enheter var vanskelig å styre og vedlikeholde. Leder for Managed Print Services, Anne McCarthy, husker: "Teamet mitt brukte dagene på å håndtere feil og minimere driftsstans. Hovedprioriteten vår var å implementere en smart løsning som kunne spare både tid og penger for byrådet."

Canons løsning

I tett samarbeid med byrådet utviklet Canon en utskriftsløsning for hele organisasjonen, kalt PrintSmart. Dette besto av 850 avanserte flerfunksjonsenheter for sort-hvitt og farger og en integrert faksserverløsning under ett styringssystem.

"Canon inntok umiddelbart rollen som en strategisk partner, heller enn en leverandør."

For å hjelpe byrådet med å introdusere PrintSmart på under seks måneder lanserte Canon opplæring på Internett og videoklipp. De introduserte også et opplæringsprogram for å skape superbrukere som kunne vise kollegaer i rådet hvordan de kunne bruke det forbedrede systemet. Leder for service og infrastruktur, Andrew Byrom, sier: "Canon inntok rollen som en strategisk partner, heller enn en leverandør. Teammedlemmene gjorde innsats over all forventning hver dag, spesielt under den utfordrende overgangsfasen. Teknologien var så god og enkel å bruke. Folk tok imot den med åpne armer."

Fordeler

PrintSmart hadde en umiddelbar økonomisk effekt. Byrådet reduserte kostnadene med ca. 30 % i forhold til verdien til den forrige kontrakten i løpet av det første året, og mer enn GBP 400 000 per dags dato. Antall utskriftsenheter ble redusert med 39 % da skriverparken ble skiftet ut med færre, mer kostnadseffektive multifunksjonsenheter, noe som førte til en reduksjon i utskriftsvolum på 25 % bare det første året. Reduksjonen i innvirkningen på miljøet var like imponerende. De anslår at de reduserte utslippet av drivhusgasser med 1 007 318 kg og reddet 18 139 trær i løpet av de første 12 månedene, og Leeds er dermed godt på vei til å bli en by med lavere karbonavtrykk.

"Forbedringen har vært drastisk. Små endringer som synlige utskriftskøer og individuell PIN-tilgang sørger for at dokumenter ikke går tapt, og at brukerne sparer tid."

Produktiviteten har også økt kraftig. Jo Miklo, leder for administrasjonen, forklarer: "Forbedringen har vært drastisk. Små endringer som synlige utskriftskøer og individuell PIN-tilgang sørger for at dokumenter ikke går tapt, og at brukerne sparer tid når de henter dem. Det er enkelt å skanne data, noe som også gjør at vi kan behandle forespørsler fra innbyggerne raskere." Driftsstans er nesten eliminert, og Andrew Byrom synes det tydeligste tegnet på at endringen er vellykket, er at han ikke har fått en klage på flere måneder.

Datasikkerheten er også forbedret. For eksempel brukes den avanserte faksløsningen til å overføre informasjon mellom sykehus og skoler, fordi det garanterer at sensitiv informasjon blir håndtert forsvarlig. Nye tiltak som individuell PIN-tilgang og automatisk sletting av utskriftsjobber etter 24 timer har også ført til betydelige forbedringer på dette området.

Et digitalt byråd

Andrew Byrom har som mål, med Canons hjelp, å redusere byrådets utskriftsvolum med ytterligere fem prosent hvert år. Teamet hans bruker systemets detaljerte datarapporter til å undersøke avdelinger med høye utskriftskostnader og lære medarbeiderne hvordan de kan redusere utskriftsmengden. Målet er å sikre at den nye infrastrukturen for utskrift gjør investeringen lønnsom på lang sikt, slik at byrådet kan finne andre områder der prosedyrer kan forbedres og kostnader kan reduseres.

Simplify, Leeds City Council cut costs and waste, using plug and play technology from Canon

"Ved å tenke nytt om måten vi arbeider på, har Canon hjulpet oss med å yte bedre tjenester for innbyggerne i Leeds."

Byrådets vellykkede PrintSmart-prosjekt har blitt anerkjent internt som å være eksemplarisk for hvordan prosjekter skal implementeres i store bedrifter. Helena Phillips sier: "PrintSmart har fjernet problemene ved utskrift og gjort det til et viktig verktøy for å arbeide i den digitale tidsalderen. Ved å tenke nytt om måten vi arbeider på, har Canon hjulpet oss med å yte bedre tjenester for innbyggerne i Leeds."

Finn ut mer

Ta kontakt

Finn ut hvordan vi kan hjelpe deg med å forenkle bedriften din

Finn ut mer