Derfor blir det viktigere for kommuner å ha et system for intelligent virksomhetssøk

Når vi møter norske kommuner er behovene deres stort sett lik behovene til andre virksomheter når det kommer til dokumenthåndtering og virksomhetssøk. Likevel er det enkelte behov som er spesielt synlige i kommunal sektor.

Allerede før innføringen av GDPR var kommuner en typisk aktør som får innsynsbegjæringer, og kravene er enda større i dag enn for et år siden. For å kunne levere komplett innsyn samt være effektiv i prosessen finnes det løsninger for virksomhetssøk som i dag gir full oversikt over alle kilder – også i ustrukturerte data.

Gjennom dialog med kommuner er det spesielt en tanke som slår oss. Det er enormt mange brukere i én kommune. Sammenlignet med andre virksomheter, hvor det kanskje begrenser seg til 20, 50 eller 100 brukere, kan en kommune oppleve et trykk helt uten sammenligning. Hver innbygger er en potensiell bruker. Informasjonsbasen er enorm.

1. Å kunne få et verktøy som gjør det mulig å bruke tid på det ansatte faktisk bør bruke tid på
   – og det er ikke å lete etter data i forskjellige kilder med en rekke forskjellige søk. De trenger en løsning som forenkler hverdagen til de ansatte. Men når det regner på presten drypper det på klokkeren.
   
   
2. Å kunne håndtere innsynsbegjæringer på en god og effektiv måte.
   Ikke bare sørger det for at kommuner leverer innen rimelig tid og med god presisjon, men det bidrar også til en effektiv innbyggerdialog innad i kommunen, og de kan fremstå som en fasilitator og ikke en bremsekloss. Trykket en kommune opplever av innsynsbegjæringer er høyere enn andre aktører, og det har blitt økt ytterligere med innføringen av GDPR. Nå handler det ikke lenger om å ha kontroll kun for innbyggernes del, men også for å unngå å havne i GDPR-fella med tilhørende bøter.
   
   
3. Å ha et verktøy som binder gamle og nye fagsystemer.
   Mange fagsystemer brukes nærmest fordi det er et stort sprang å bytte det fullstendig ut, og mange opplever at det er en jungel av gamle og nye fagsystemer. Kommunesammenslåinger fører også til at to verdener møtes – og fagsystemene er ofte avhengig av hvor fremoverlent IT-avdelingen har vært i hver enkelt kommune. Se gjerne på det som at gamle fagsystemer er som gamle permer stående på en hylle bak skrivebordet. Du bruker det sjeldent, men du er avhengig av å hente informasjon derfra når det trengs.