4 steg som bør tas på veien mot økt effektivitet

Hva påvirker effektiviteten til en ansatt? Forskning belyser mange ulike faktorer som vil være med på å påvirke vår produktivitet i løpet av en arbeidsdag. Det fysiske arbeidsmiljøet og kontorlandskap, personlighetene som er lokalisert rundt oss, forventningspress, listen er lang.

Dette blogginnlegget tar for seg effektivitet gjennom et informasjonshåndteringsperspektiv, og ser på viktigheten av informasjonsdeling og systemer som understøtter effektivitet.

I følge OPUS Consulting kan produktivitet defineres som produksjon i forhold til innsats. Men hva om innsatsen er høy, og produksjonen fremdeles er lav? Eller hva om produksjonen er høy, men irrelevant, fordi man bruker tid på å produsere noe som i aller høyeste grad allerede eksisterer i en eller annen form?

Sørg for at informasjonen er lett tilgjengelig

Forskning viser at 20% av den enkeltes arbeidstid brukes på å lete etter informasjon. Informasjon som ligger ustrukturert i ulike fagsystemer, i hodet til en kollega, på en post-it lap på pulten. Når man må bruke tid på å lete, vil produksjonen være lavere, uavhengig av innsats.


Sørg for at informasjonen blir kommunisert

I tillegg ser vi at 30% av det vi produserer allerede finnes internt. Uten kontroll på hvor denne informasjonen eksisterer, eller om den i det hele tatt eksisterer, vil det skje dobbelproduksjon. Her kan også innsats være høy, men når innsats og produksjon resulterer i at man bruker tid på noe som allerede eksisterer, vil både moral og effektivitet synke.


Invester i teknologi som understøtter effektivitet

Mange snakker om automatisering av arbeidsprosesser gjennom RPA som et middel for å effektivisere. Manuelle og repetitive oppgaver kan nå bli løst av en digital medarbeider, slik at menneskelige ressurser blir frigjort til å bruke tiden på mer verdiskapende oppgaver. Men det gjenstår fremdeles mange prosesser som ikke nødvendigvis vil være riktige å automatisere. Disse prosessene må også bli understøttet av de riktige verktøyene, slik av de ansatte kan gjøre jobben sin mest mulig effektivt.


Bygg en åpen delingskultur

For å redusere tiden man bruker på å lete etter informasjon, og tiden man bruker på å produsere noe som allerede eksisterer, er riktige verktøy kritiske. Vel så viktig er det å bygge en aktiv delingskultur der ansatte hjelper hverandre, deler informasjon, og gjør det enkelt for andre å finne informasjonen man selv har produsert.


Ønsker du å lære mer om hvordan Canon kan hjelpe din organisasjon med informasjonshåndtering og gjenfinning for en mer effektiv hverdag?