Her er 4 tips til deg som ønsker å øke effektiviteten i din virksomhet.
Sørg for at informasjonen er lett tilgjengelig
Forskning viser at 20% av den enkeltes arbeidstid brukes på å lete etter informasjon. Informasjon som ligger ustrukturert i ulike fagsystemer, i hodet til en kollega, på en post-it lap på pulten. Når man må bruke tid på å lete, vil produksjonen være lavere, uavhengig av innsats.
Sørg for at informasjonen blir kommunisert
I tillegg ser vi at 30% av det vi produserer allerede finnes internt. Uten kontroll på hvor denne informasjonen eksisterer, eller om den i det hele tatt eksisterer, vil det skje dobbelproduksjon. Her kan også innsats være høy, men når innsats og produksjon resulterer i at man bruker tid på noe som allerede eksisterer, vil både moral og effektivitet synke.
Invester i teknologi som understøtter effektivitet
Mange snakker om automatisering av arbeidsprosesser gjennom RPA som et middel for å effektivisere. Manuelle og repetitive oppgaver kan nå bli løst av en digital medarbeider, slik at menneskelige ressurser blir frigjort til å bruke tiden på mer verdiskapende oppgaver. Men det gjenstår fremdeles mange prosesser som ikke nødvendigvis vil være riktige å automatisere. Disse prosessene må også bli understøttet av de riktige verktøyene, slik av de ansatte kan gjøre jobben sin mest mulig effektivt.
Bygg en åpen delingskultur
For å redusere tiden man bruker på å lete etter informasjon, og tiden man bruker på å produsere noe som allerede eksisterer, er riktige verktøy kritiske. Vel så viktig er det å bygge en aktiv delingskultur der ansatte hjelper hverandre, deler informasjon, og gjør det enkelt for andre å finne informasjonen man selv har produsert.
Ønsker du å lære mer om hvordan Canon kan hjelpe din organisasjon med informasjonshåndtering og gjenfinning for en mer effektiv hverdag?