Bedriftstransformasjon

Smartere dataregistrering: nøkkelen til enklere informasjonsstyring

Kutt ineffektivitet og legg til rette for endring

Se / last ned veiledning

Woman with brown hair and wearing a yellow top carries paper in both hands

Kaos i håndteringen av data

Informasjon er viktig i dagens forretningsliv. Den ligger til grunn for styrets avgjørelser. Den hjelper CFO-er med å forutsi inntjeningen. Den gjør det mulig for sjefen å ta pulsen på organisasjonen og oppdage problemer i tide. Alle bedrifter har ambisjoner om å bli mer drevet av data og innsikt, men mange har problemer med å administrere all informasjonen som går inn og ut av organisasjonen. Nesten hver fjerde bedrift (23 %) beskriver faktisk styringen av inngående informasjon som “kaotisk”[1]. Det som er verre, er at 34 % sier at dårlig informasjonsstyring gjør organisasjonen sårbar i eventuelle rettstvister[2].

Hvorfor er det så utfordrende å administrere informasjonen? Først og fremst er det på grunn av den store mengden informasjon dagens bedrifter må håndtere. Dataeksplosjonen er reell[3]: i 2010 ble det produsert to zettabyte (eller to milliarder terabyte) data verden over. Det anslåtte tallet for 2020 er 50,5 zettabyte, og innen 2025 regner man med at dette vil ha økt til 175 zettabyte. De tradisjonelle metodene for å administrere informasjon på, er ikke lenger tilstrekkelig. Men hvordan kan bedriftene lette på denne enorme belastningen? En av de enkleste måtene er å se på det første trinnet – hvordan data blir innhentet.

Dataregistrering: stadig under utvikling

Før datamaskinen skjedde naturlig nok all innhenting av informasjon manuelt. Dokumenter som fakturaer, søknadsbrev og kundekommunikasjon kom via post. Den papirbaserte informasjonen ble åpnet, lest og arkivert, og de ansatte brukte tiden på å registrere den i logger og regnskap.

Siden den elektroniske databehandlingen tok over, har dataregistreringen blitt digitalisert, og ansatte har gått over til å føre inn informasjon i regneark og digitale maler. Likevel mottar bedriftene fortsatt informasjon i flere formater, fra fysisk papir til PDF-filer. Denne delvise digitaliseringen, eller hybridmiljøet, bidrar til kompleksiteten ved informasjonsstyringen i dagens bedrifter.

De ansatte tar hovedansvaret og bruker verdifull tid på å kopiere informasjon fra fysiske dokumenter til digitale maler ved å skanne dem, slik at de kan arkiveres i digitale lagringsmedier. Selv data fra dokumenter som allerede er digitale, for eksempel PDF-filer, må ofte overføres manuelt til de riktige malene for videre behandling. Disse svært krevende arbeidsflytene bidrar også i stor grad til å øke ineffektiviteten i hele bedriften.

En veiledning for bedre informasjonsstyring

Finn ut hvordan dere kan håndtere dataene bedre, og optimalisere innhenting og behandling av dokumenter

Se / last ned veiledning

Woman sits on blue chair in front of a plant and talks to two people

Slik øker man effektiviteten

IT-avdelinger spiller en viktig rolle når det gjelder å løse dette problemet. En av de grunnleggende måtene å gjøre dette på, er å vurdere hvordan data innhentes i organisasjonen. Hvordan kan informasjonsarbeidsflyter i bedriften bygges rundt et eksisterende hybridmiljø? Alle bedrifter beveger seg mot en stadig mer digitalisert fremtid. Derfor bør fokuset være på å standardisere informasjon til sentraliserte digitale formater som gir mer verdi for bedriften.

Heldigvis betyr fremskrittene innen teknologien for datainnhenting at behovet for manuell dataregistrering og -overføring fjernes.

Å trekke ut viktig informasjon

Fremskritt innen teknologi for kunstig intelligens og uthenting av data – for eksempel optisk tegngjenkjenning (OCR) for å registrere skriftlig informasjon i strukturerte og ustrukturerte formater – gjør det mulig å trekke ut verdi fra alle typer dokumenter. Uansett om det er et digitalt eller fysisk dokument, kan avanserte registreringsløsninger trekke ut innhold fra et hvilket som helst dokument og gjøre det om til data som er klart til bruk.

Denne prosessen gjør det også mye enklere å finne informasjon i disse dokumentene, siden dataene kan indekseres. Ved å gjøre at disse dataene blir enkle å finne, trekke ut og behandle, åpner registreringsløsningene opp for andre muligheter, for eksempel enklere dokumentanalyse og sikrere lagring. Hvis informasjonen i et dokument er kodemerket eller indeksert, blir det enklere å bruke regler for sikkerhet og samsvarskrav for lagring av disse dokumentene.

Ved automatisk uthenting av data fra dokumenter i flere ulike formater kan intelligente registreringsløsninger drastisk redusere tiden som de ansatte bruker på manuelle administrasjonsoppgaver som dataregistrering.

På tide med en endring

Ansatte anslår at de kaster bort rundt en fjerdedel av dagen på administrasjonsoppgaver[4]. Alle organisasjoner bør være interessert i å heller bruke denne tiden til verdiskapende aktiviteter. Ineffektivitet er fortsatt et svært vanlig problem i dagens bedrifter, men det finnes enkle måter å motarbeide dette på, og smartere registrering er et viktig element.

For IT-team som vurderer hva de skal investere i, er den beste metoden å identifisere dokumentintensive avdelinger som bruker mye tid på å registrere og behandle data. I slike avdelinger kan investering i bedre datainnhentingsteknologi og automatisering gi bedriften en reell verdi ved at man oppnår raskere behandling, lavere driftskostnader og økt sikkerhet, som igjen fører til generelle effektivitetsforbedringer.

Relaterte løsninger

Finn ut mer

Finn ut hvordan man kan kutte ned på dataregistrering

SNAKK MED OSS