Slik samler Jotron dokumentflyten fra Larvik til Litauen

I Larvik ligger hovedkontoret til et norsk teknologiselskap med stor internasjonal rekkevidde. Jotron utvikler, produserer og leverer kommunikasjonsprodukter og sikkerhetssystemer til kunder over hele verden. Løsningen brukes blant annet innen luftfart, maritim sektor, energi, kystkommunikasjon og forsvar.

Jan Einar Gullord, facility manager og IT-support i Jotron, sier at den interne dokumentflyten er viktig for et selskap som leverer teknologi til miljøer der driftssikkerhet, presisjon og dokumentasjon er avgjørende.

– Kontrakter, tilbud, fortollingspapirer, prosjektmateriell, produktdokumentasjon og manualer skal håndteres sikkert og effektivt på tvers av land og tidssoner. Derfor må vi ha en løsning som fungerer på tvers av landegrenser og lokasjoner, og som er enkel for de ansatte å bruke. Ikke minst må løsningen støtte våre behov for dokumentasjon, sikkerhet, skanning og utskrift, sier han.

Jan Einar Gullord har jobbet i Jotron i 25 år, og har fulgt selskapets utvikling fra en mindre norsk virksomhet til et globalt teknologiselskap med 500 ansatte. – Vi begynte i det små, men har vokst mye gjennom årene. Nå er vi et globalt selskap med virksomhet i blant annet Singapore, Houston, Storbritannia, Litauen og Norge, sier han.

Før Canon kom inn i bildet, leide Jotron printere fra en annen leverandør. Men behovene har endret seg i takt med veksten. Mens løsningen tidligere var mer lokal, har selskapet nå en helhetlig løsning som brukes på tvers av land og avdelinger.

– Vi startet med lokale løsninger her i Larvik, men etter hvert ønsket vi en mer global løsning. Da vi undersøkte markedet endte vi med Canon fordi de hadde det beste tilbudet, sier Jan Einar Gullord.

Canon har vært leverandør til Jotron siden 2020. I dag har Canon levert 16 maskiner i Norge, fordelt på Larvik og Jotron Skipper i Oslo. I tillegg er det installert tre Canon-maskiner med uniFLOW Online og kortlesere i Litauen.

– For Jotron har det vært viktig å få en løsning som ikke bare fungerer godt lokalt, men som også kan standardiseres på tvers av virksomheten. Vår rolle har vært å bidra med en trygg og skalerbar plattform for sikker print, skanning og dokumentflyt, sier Vidar Bjerke Olsen, Account Manager i Canon Norge.

– Selgere, utviklere og andre ansatte kommuniserer mye mellom ulike lokasjoner. Da er det enklere at de som sitter i Norge kan sende dokumenter rett ut på papir i Litauen, eller at de som sitter der kan skanne dokumenter og sende dem direkte til Larvik, sier han videre.

Alle maskiner som er levert til Jotron, er utstyrt med Canons sikre printløsning, uniFLOW Online. Dokumentene skrives ikke ut før brukeren identifiserer seg ved maskinen, noe som gir bedre kontroll over dokumentene og reduserer risikoen for at sensitiv informasjon blir liggende synlig. Det er viktig for et selskap som håndterer konfidensielle dokumenter og som jobber mot sektorer med høye sikkerhetskrav.

– Daglig håndterer vi konfidensielle dokumenter. Derfor er nettverkssikkerhet alfa og omega. I tillegg har overgangen til en skybasert løsning gjort administrasjonen enklere. Når det tidligere lå lokalt, ble det komplisert å skrive ut fra andre lokasjoner. Med skyen er alt sømløst. Det er enklere, oppdateringene er lettere å håndtere og det er generelt mindre vedlikehold, sier Jan Einar Gullord.

Selv om stadig mer dokumentasjon blir digital, har Jotron fortsatt betydelig behov for utskrift og skanning. Maskinene brukes blant annet til fortollingspapirer, kontrakter, tilbud og dokumentasjon. Spesielt i enkelte internasjonale markeder er papir en praktisk nødvendighet. For eksempel har Jotron kontrakter og prosesser der dokumenter skal via ambassader, signeres fysisk og skannes tilbake.

– I flere av markedene vi opererer er det fortsatt dårlige digitale løsninger. Da må dokumenter skrives ut, signeres og skannes. Noe som ikke vil endre seg over natten, sier Jan Einar Gullord.

Canon-løsningen hos Jotron består ikke bare av vanlige kontormaskiner. Selskapet bruker også Canon imagePRESS til intern produksjon av profesjonelt materiale som markedsmateriell, brosjyrer, produktark og spesialtilpasset dokumentasjon.

Hos Jotron Skipper i Oslo er produksjonsdelen bygget rundt Canon imagePRESS V700, som håndterer A4-, A3- og SRA3-format, har høy papirkapasitet og etterbehandling som gjør det mulig å produsere ferdig bearbeidet materiale.

– På de største oppdragene bruker vi fortsatt trykkeri, men mye av det lokale trykker vi selv. Det gjør det både enklere og raskere. Dersom noe haster, sender jeg bare filene til Skipper i Oslo, så trykkes det der, sier Jan Einar Gullord.

– Mange forbinder print med tradisjonelle kontorutskrifter, men hos Jotron ser vi hvordan moderne print- og dokumentløsninger også handler om fleksibilitet, sikkerhet og produksjonskapasitet. De kan produsere mindre opplag og tidskritisk materiell internt, legger Vidar Bjerke Olsen til.

Selv om Jotron er et globalt selskap, betyr lokal oppfølging mye. Jan Einar Gullord trekker frem nærheten til Canon og den løpende dialogen som en viktig del av samarbeidet.

– Kontaktpersonen vår er i nærheten, dialogen er god og de tar telefonen. De gir god service og trygghet for oss. For oss er det viktig med en lokal partner som kan skalere internasjonalt, avslutter han.

Canon-løsningen hos Jotron består av en kombinasjon av kontormaskiner, produksjonsmaskiner og programvare for sikker dokumenthåndtering.

Dette inngår i løsningen:
• Canon imageRUNNER ADVANCE DX brukes til daglig utskrift, kopiering og skanning i ulike deler av organisasjonen.
• Canon imagePRESS C270 brukes til intern produksjon i Larvik av blant annet markedsmateriell, brosjyrer, produktark og spesialtilpasset dokumentasjon.
• Canon imagePRESS V700 hos Jotron Skipper i Oslo gir mulighet til å produsere mer ferdig bearbeidet materiell internt, blant annet med heftefalsing, trimming og firkantrygg.
• uniFLOW Online gir Jotron en felles skyløsning for sikker print, skanning og administrasjon på tvers av lokasjoner.
• Kortlesere på maskinene gjør at dokumenter først skrives ut når brukeren identifiserer seg ved maskinen.