DIGITALISERING AV ARKIV – effektiviser din arbeidsflyt

Last ned guide

Fra ineffektive og usikre fysiske arkiver til fremtidsrettede digitale arkiver

Mange moderne, og ellers digitaliserte organisasjoner sliter fortsatt med informasjonsforvaltningen sin relatert til arkiver. Enten har de fortsatt virksomhetsrelevant lagret i fysisk papirarkiv, eller har de digitale versjoner av filene, men disse er ustrukturerte og lite egnet for fremtidsrettet informasjonsforvaltning og deling. Ved å digitalisere arkivene sine sikrer man at informasjon som kan brukes til å skape vekst, redusere risiko og øke effektivitet blir tilgjengeliggjort for organisasjonen med kun noen tastetrykk, uansett tid og sted.

Sørg for at din informasjon behandles sikkert og effektivt

Informasjon skrevet ned på et fysisk ark kan gå tapt på mange måter, for eksempel ved brann eller vannskade eller ved feilplassering i det fysiske arkivet. I tillegg vet vi at ansatte i organisasjoner kan bruke mange timer unødvendig på å gjenskape dokumentasjon og informasjon som ligger lagret, men ikke tilgjengeliggjort i fysiske arkiver for organisasjonens ansatte.

Digitalt tilgjengelig informasjon – en forutsetning for KI-optimalisering

De fleste organisasjoner jobber for tiden aktivt med å se på hvordan man kan realisere gevinster ved å implementere ulike KI-løsninger i sin arbeidshverdag. En av de mest nærliggende gevinstene vil ligge i å tilgjengeliggjøre virksomhetsrelevant informasjon for generative KI-modeller, som kan gi brukere muligheten til å finne, dele og sammenstille informasjon raskt og trygt, for bruk i sine daglige arbeidsoppgaver.

Uansett hvilke KI-løsninger din organisasjon skal implementere, vil den være avhengig av at informasjonen den skal jobbe med er digitalisert, strukturert og av riktig kvalitet. De som lykkes med bruk av KI for å skape verdi, er de organisasjoner som setter fokus på aktivt eierskap til datakvalitet og god digitalisering av virksomhetsrelevant informasjon.

Hva kan Canon hjelpe din organisasjon med?

Canons ekspertise som selskap ligger i bilde- og dokumenthåndtering. Våre produkter har alltid vært markedsledende i å fange, prosessere og kommunisere informasjon. Når det gjelder arkiver har Canon gjennom mange år digitalisert både fysiske arkiver og ustrukturerte digitale arkiver for offentlige og private virksomheter i alle størrelser. Vi tilbyr også flere ulike digitale arkivløsninger dersom dette viser seg hensiktsmessig for deres prosjekt.

Har du et arkiv, filområde eller et system med digitale filer du ønsker å få digitalisert, strukturert og tilgjengeliggjort, hjelper vi dere med dette. Slik sørger vi for at dere er klare til å høste gevinster av KI-løsninger, at dere er fleksible til å bytte ut ulike fagsystemer, og at dere kan lykkes med å skape vekst, redusere risiko og øke effektivitet i egen bedrift. Last ned vår Guide til digitalisering, og ta kontakt med oss for mer informasjon om hvordan vi kan hjelpe din organisasjon!

Last ned vår guide

Utforsk mer fra Canon

Alle snakker om KI, men få gjør grunnjobben

Generativ AI lover effektivitet og smartere kundereiser – men hvor er revolusjonen? Alt starter med én ting: en tydelig målsetting.

Finn ut mer

Data er gull, men bare hvis du bruker det riktig

Data har først verdi når den er i bevegelse. Når de riktige menneskene har tilgang til riktig informasjon til riktig tid, kan man forbedre alt fra pasientbehandling til produksjonslinjer.

Finn ut mer

Norske Kunsthåndverkere sikrer sin historie med digitalisering

Norske Kunsthåndverkere har i over 50 år styrket kunsthåndverkets plass i norsk kunstliv. Nå gjør digitalisering kunstverk og historier mer tilgjengelige for kunstnere, forskere og publikum.

Finn ut mer

Ofte stilte spørsmål

  • Digitaliseringen utføres av Canons konsulenter med spesialkompetanse på digitalisering av arkiv. Vi har digitalisert over 60 ulike store og små arkiver de siste tre årene, og har bred kompetanse som sikrer best mulig resultat for din virksomhet.

  • Canon leverer digitaliseringstjenester på flere ulike måter:

    1. Våre konsulenter digitaliserer arkivet for deg på vårt digitaliseringssenter.
    2. Våre konsulenter digitaliserer arkivet for deg i din virksomhet sine lokaler.
    3. Internt ansatte i din virksomhet digitaliserer arkivet, Canon stiller med maskinvare, programvare og rådgivende kompetanse for å sikre at dere lykkes med deres digitaliseringsprosjekt.

  • Canons konsulenter hjelper din virksomhet med å kartlegge hvilke metadata som er viktige for dere når dere skal gjenfinne informasjon i et digitalisert arkiv, eller tilgjengeliggjøre dette for KI-verktøy. Dette bestemmes ut fra hvordan dere jobber med informasjonen, og hvordan dere behøver et digitalisert arkiv satt opp.

  • Canon tilbyr gjennom hele prosjektperioden hastedigitalisering av utvalgte deler av arkivet på forespørsel med en tilknyttet SLA på leveranse. Dette sikrer at ikke virksomheten din stopper opp mens arkivet ditt digitaliseres.

  • Virksomheter som digitaliserer arkivet sitt får enklere tilgang på informasjonen som ligger der. Dette gir dem økt produktivitet, økt sikkerhet og reduserer risiko i informasjonshåndteringen deres. Digitalt tilgjengelig informasjon som oppbevares sikkert i henhold til sikkerhetspolicyen til virksomheten er også en forutsetning for å lykkes med å gjennomføre KI-verktøy som skal benytte seg av informasjonen på en effektiv og sikker måte.

  • Nei, både fysiske ark og ustrukturerte digitale filarkiv, eksempelvis i et sharepoint-område eller på en lokal filserver har like mye nytte av å digitaliseres ordentlig med en god struktur og tilgjengeliggjøring digitalt.

  • Pris vil variere fra prosjekt til prosjekt, men Canon har standard enhetspriser per lagringsenhet på typiske fysiske arkivformer (arkivboks, perm, hengemappe) som enkelt gir din virksomhet et estimat på hva det vil koste dere å digitalisere arkivet.

Ønsker du mer informasjon om digitalisering av arkiv?