Artikkel

Ofte stilte spørsmål for HR-direktører

Hva alle HR-ledere må vite om digital transformasjon

Last ned veiledning

Digital transformasjon av fremtiden innen HR

Hold følge med den raske transformasjonen

Last ned rapport

Three people play table football in a communal space

Rask endring

HR-avdelingen gjennomgår raske endringer når den svarer på presset fra en digital verden. HR spiller nå en nøkkelrolle i å hjelpe bedrifter med å forberede seg for fremtiden – ved å utvikle og tiltrekke seg digitale talenter. Men for å ta del i denne nye utfordringen, må HR-ledere først takle en digital transformasjon i sin egen avdeling. Canons ofte stilte spørsmål ser nærmere på hvordan moderne ledere innen HR kan drive digital fremgang.

Colleagues putting their hands together in a circle

Hvordan vil HR-avdelingen utvikle seg de neste fem årene?

For tjuefem år siden ble HR sett på som en separat bakgrunnsfunksjon, kalt «personal». Oppgavene handlet stort sett om de ansattes velvære, og det var ingen tydelig strategisk forretningsverdi i funksjonen. Dagens avdelinger innen «Human Resources», eller «Menneskelige ressurser», har blitt helt sentralt for hele virksomheten, mens funksjonen er på vei mot en digitalt transformert fremtid. Utfordringen for HR gjennom de neste fem årene vil være todelt: kvitte seg med de gamle administrasjonsoppgavene som er arvet i årenes løp, og ta steget fullt over i en ny strategisk rolle, for å vise hvilken verdi denne funksjonen faktisk bringer til virksomhetens fremtid.

Hvordan påvirkes HR av en ny generasjon med arbeidstakere fra millennial-generasjonen?

En ny generasjon av såkalte «digital natives», eller medfødt digitale arbeidstakere, er på vei inn i arbeidslivet og hever standarden – de forventer en tilkoblet, digital opplevelse på jobb. Fordi forbrukerteknologien videreutvikles så raskt, foretrekker mange arbeidstakere i millennial-generasjonen å ha med seg sine egne bærbare datamaskiner og mobiltelefoner, i stedet for å være avhengige av teknologien som tilbys av selskapet. Samtidig har en fleksibel arbeidshverdag blitt utbredt, og mange arbeidstakere i millennial-generasjonen foretrekker å jobbe utenfor kontorets fire vegger. Det er HR-avdelingens rolle å sikre at arbeidsplassen gjør det mulig for de ansatte å jobbe på en måte som gir dem muligheten til å være produktive.

HR spiller også en viktig rolle når det kommer til å holde interne prosesser oppdatert i henhold til ferdigheter som utvikler seg. Med denne nye generasjonen som bærer med seg mer avansert teknisk kompetanse, må også intern praksis, som målsetting, opplæring og vurderingsprosesser, moderniseres og tilpasses for at de skal forbli relevante.

Virksomheter står ovenfor et gap innen digitale ferdigheter, hva er HR-direktørens rolle når det gjelder å bidra til å løse denne utfordringen?

Det digitale ferdighetsgapet er en stor trussel for enhver virksomhet, fordi teknologien fortsatt beveger seg raskere enn organisasjonene greier å utvikle kompetansen. Bare 29 % av IT-eksperter mener at bedriften deres forstår og er forberedt på digital transformasjon 1, og mange føler at de mangler ferdighetene til å legge grunnlaget for digital endring. HR-avdelingen har den viktigste rollen i bedriften når det kommer til å adressere dette problemet, både ved å tiltrekke seg de beste nye talentene, men også ved å investere i opplæring av eksisterende arbeidstakere.

Hvilke hindringer står HR-direktørene overfor for å nå dette målet?

Etter hvert som HR-rollen blir stadig større, øker også tidspresset i avdelingen når man prøver å omfavne dobbeltrollen funksjonen står for i dag, og man fokuserer på både de tradisjonelle og de nye sidene ved rollen. HR-prosesser som innfasing av nyansatte har alltid tatt mye tid, men i tillegg håndterer HR-avdelingene eksterne krav som samsvarskontroll og nye forventninger fra bedriften på strategisk nivå. Til tross for alle disse nye ansvarsområdene, er en overraskende stor del av HR-avdelingene fortsatt avhengige av en tradisjonell, manuell arbeidsflyt, for eksempel når det kommer til registrering av informasjon om nyansatte og utsendelse av innfasing-dokumenter for hånd. Som et resultat av dette må HR-avdelingene håndtere stadig mer papirarbeid. Samtidig, fordi det er en kostbar og ineffektiv måte å behandle og lagre informasjon på, blir HR ofte sett som et byråkratisk kostnadssenter, som ikke er i stand til å håndtere presset fra moderne, digitale organisasjoner.

Hvordan bruker ledende HR-miljøer ny teknologi for å forbedre prosesser?

Automatisering står for den viktigste fordelen for de HR-avdelingene som er villige til å ta det i bruk. Mange HR-medarbeidere har allerede sett potensialet: 68 % tror automatisering av rutineoppgaver vil frigjøre tid til mer meningsfylt arbeid2.

En tilnærming basert på digitalt først, kan spare tid og penger i alle HR-prosesser, fra rekruttering til utfasing. Automasjonsverktøy kan for eksempel hjelpe deg med å finne kandidater, avtale intervjuer, sile ut søkere og til og med utføre bakgrunnssjekker, som alle er oppgaver som tradisjonelt sett gjøres manuelt. I den andre enden av spekteret kan automatisering av utfasing-prosessen gjøre det mye raskere og enklere å fullføre sirkelen, fra nullstilling av passord til automatisering av pensjonsmidler.

Hvordan kan virksomheter sikre at de integrerer ny teknologi i HR-funksjonen på en god måte?

Virkeligheten er at bedrifter alltid er i overgangen mellom nytt og gammelt: optimalisering og oppdatering av eldre IT-utstyr samtidig som de introduserer nytt. Derfor betyr digital transformasjon oppdatering av viktige prosesser og muligheter for automatisert effektivitet, samtidig som den opprettholder og forbedrer ikke-digitale arbeidsflyter for senere optimalisering. Den digitale transformasjonen lykkes sannsynligvis bedre når bedriften aksepterer at den befinner seg i dette hybridmiljøet, der både digitale og analoge prosesser er inne i bildet.

Som et resultat av dette, må de ved integrering av ny teknologi være fleksible i forhold til behovene som ligger i de ulike delene av transformasjonen, og tilby sømløs og full integrasjon med aktuelle og bakenforliggende systemer, arbeidsflyter og prosesser, samtidig som man tar høyde for fremtidig innovasjon.

Hvordan bidrar et økende krav til samsvar, som GDPR, til økt trykk på HR-avdelingene?

Dagens bedrifter har mange flere krav til sikkerhet og samsvar enn for 20 år siden. Dette har hatt en betydelig innvirkning på HR-avdelingen, som sitter på noe av den mest personlige og konfidensielle informasjonen i selskapet, fra bankopplysninger til formelle klager. Bedriftene har ikke råd til at denne informasjonen havner i feile hender, spesielt ikke etter innføringen av GDPR, som sier at virksomheter som ikke beskytter PII-opplysninger på riktig måte, kan stå overfor høye bøter.

Hvordan kan HR-avdelinger minimere risikoen for datainnbrudd og andre samsvarsfeil?

Det er viktig å anerkjenne at den viktigste årsaken til datalekkasjer ikke er bevisste angrep, men menneskelige feil. Rundt 88 %3 av datalekkasjene i 2018 var tilfeldige, og de viktigste årsakene var ansatte som sendte informasjon til feil person, tap av fysiske dokumenter eller lagring av informasjon i usikre miljøer.

En av de mest effektive måtene å minimere slike situasjoner på, er digital transformasjon av arbeidsflytene som styrer informasjonen, sikre lagring og deling av informasjonen, og samtidig minimere mulighetene for både tilfeldige og ondsinnede brudd. Tidligere har det kanskje vært tilstrekkelig å låse inn viktige mapper i et arkivskap, men dette er ikke effektivt i dagens digitale verden. En digital dokumentlogg sørger for at HR-avdelingen har kontroll og synlighet over hvem som kan se dokumentene og hvor de er redigert, for å støtte en endringslogg. Samtidig bidrar digitale systemer til å håndheve beste praksis. Én ting er å be de ansatte om å følge steg-for-steg-veiledninger, men digitale plattformer og programvare sørger for at dette blir obligatorisk, og fjerner muligheten for feil.

Hvilken tilnærming bør HR-avdelingene ha til sin digitale transformasjonsreise?

I en ideell verden ville den digitale transformasjonen blitt fullført i ett enkelt prosjekt, der alle avdelinger samarbeidet om å nå samme mål. Transformasjon er ikke en lineær prosess, og virksomhetene vil oppleve at ikke alle avdelinger når milepælene i det samme tempoet, og vil heller ikke ha budsjettene til å finansiere en så omfattende endring. HR er vanligvis en av de minst digitalt transformerte avdelingene i en virksomhet, og det er viktig å være realistisk.

Mange bedrifter føler seg presset til en rask digital transformasjon, men en slik «big bang»-tilnærming, der man forsøker å endre en hel avdeling samtidig, innebærer en større risiko for å mislykkes, spesielt innen HR, der man vanligvis er svært avhengig av manuelle prosesser. Til syvende og sist er det beste utgangspunktet å først vurdere den gjeldende digitale modenheten. Bedrifter kan samarbeide med en ekspertpartner for å gjøre dette, og deretter kartlegge og gjennomføre sin digitale transformasjonsreise.

Lær å omfavne ny teknologi og forbedre HR-prosessene

Relaterte løsninger

Finn ut mer

Lær hvordan du takler din transformasjonsreise

Snakk med oss