Dette er én av grunnene til at personvern og databeskyttelse kommer stadig høyere opp på dagsorden for institusjoner, myndigheter og virksomheter over hele Europa år etter år. Omfanget av trusselbildet har vokst eksplosivt.

Vår nyeste undersøkelse innen informasjonsforvaltning viser at IT-beslutningstakere opplever hyppige brudd på sikkerhets- og etterlevelseskrav, og fire av fem rapporterte at de hadde hatt sikkerhetshendelser i løpet av det siste året. Dette til tross for at de bruker mer tid på informasjonssikkerhet og etterlevelse enn før pandemien.

Da blir spørsmålet: Har ikke de som er involvert i den daglige jobben med å beskytte informasjon og sørge for etterlevelse i virksomhetene, fulgt med i timen?

I denne artikkelen skal vi se på årsakene til at rollen som IT-beslutningstaker har blitt vanskeligere, og hvordan automatisering vil gjøre det lettere å håndtere informasjonssikkerhet og etterlevelse.

Det ligger mye penger i nettkriminalitet. I 2024 ble de globale kostnadene anslått til 9.5 milliarder dollar, mens det i 2015 «bare» var 3 milliarder dollar¹. I de senere årene har rask digitalisering bidratt til dette, ettersom mer av virksomhetenes aktivitet – for eksempel HR og økonomirapportering – gjøres elektronisk.

For å møte utfordringene innfører EU nye regulatoriske rammeverk. For eksempel vil NIS2-direktivet utvide regelverkets virkeområde til å omfatte flere bransjer og sektorer², slik at mange flere virksomheter over hele Europa må følge høyere standarder for samsvar.

Dette er ikke et område bedriftene har råd til å ignorere. I 2023 ble det ilagt cirka 2,1 milliarder euro i bøter i EU på grunn av brudd på personvernforordningen (GDPR)³.

På virksomhetsnivå er det mer komplisert å fortsette å sørge for samsvar, ettersom økningen av hybrid og eksternt arbeid betyr at en større mengde sensitive data finner en vei gjennom kontorveggene, noe som kan lede til personverns- og sikkerhetsutfordringer. Siden det er mange som ikke alltid følger standardene for informasjonssikkerhet og samsvar, utgjør det en trussel mot skysikkerhet og kan føre til databrudd og nettangrep.

Det er derfor ikke overraskende at sikkerhet ble trukket frem som en hovedutfordring da vi intervjuet IT-beslutningstakere, og 60 % av dem plasserte dette blant topp tre. Det krever en stor del av energien deres: Halvparten av IT-beslutningstakerne fortalte oss at informasjonssikkerhet tar en betydelig del av arbeidstiden deres i hverdagen. Derfor prøver mange bedrifter å forebygge disse problemene før de oppstår.

Når vi ser på IT-beslutningstakeres spesifikke problemer knyttet til informasjonssikkerhet og etterlevelse, er det tydelig at hybride og eksterne arbeidsmønstre har skapt nye risikoer rundt etterlevelse og påvirket virksomhetenes evne til å beskytte viktig informasjon.

I overskuelig fremtid kommer hybride arbeidsmiljøer til å være normen for de fleste kontorbaserte virksomheter. 74 % av fagfolk i Europa forventer at fjernarbeid blir standarden⁴, noe som skaper utfordringer når det gjelder informasjonssikkerhet.

Men for IT-beslutningstakere skaper dette hodebry. Ansatte bruker ofte webtjenester eller teknologi fra tredjeparter som ikke er tillatt av selskapet. De vet heller ikke om ansatte bruker sine egne enheter til å håndtere sensitive data, og derfor kan de ikke se hvilke dokumenter som deles og hvem de deles med. Kort sagt har de ikke innsynet og kontrollen de trenger.

Da vi spurte IT-beslutningstakerne om hvordan de hadde tenkt å forbedre de hybride arbeidsmiljøene, ønsket 43 % få bedre oversikt over de ansattes programvarebruk, og 42 % ønsket seg mer kontroll over hvordan de ansatte håndterer etterlevelsesprosesser. Til gjengjeld håper vi at disse tiltakene vil redusere utfordringer knyttet til datasikkerhet og sikre at de ansatte overholder reglene selv når de arbeider eksternt.

Det er stor interesse for praktiske løsninger for informasjonssikkerhet og etterlevelse som dekker behovene til dagens virksomheter.

Rapporten vår viser at mange IT-beslutningstakere iverksetter konkrete tiltak for å øke virksomhetens nettsikkerhet og for å gjøre det enklere å spore etterlevelse. Dette bekrefter rådet vårt til kundene – at veien til bedre innsyn og kontroll går gjennom automatisering.

Manuelle etterlevelsesprosesser er avhengige av at ansatte husker dem når de åpner, redigerer, deler eller sletter informasjon. Disse kan være utsatt for feil og er ikke alltid lette å bevise ved en gjennomgang. Derfor sier 36 % av IT-beslutningstakere at de mistenker eller er klar over at ansatte ikke alltid følger etterlevelsesreglene, noe som kan utgjøre en trussel mot datasikkerheten.

Ved å automatisere enkelte sider ved informasjonshåndteringen med digital dokumentbehandling kan IT-beslutningstakere enkelt spore bevegelsene til et dokument gjennom virksomheten. Dette sikrer at informasjonen flyter sømløst og sikkert, uten at det er fare for at den havner i feil innboks.

53 % av IT-beslutningstakerne har allerede tatt i bruk automatisk tilgangsstyring, noe som sikrer at uautoriserte ansatte ikke får tilgang til sensitive dokumenter. 51 % har tatt i bruk automatisk aktiverte tidsrammer for lagring for å sikre at sensitive dokumenter slettes i tråd med GDPR.

Men det er fremdeles et stykke igjen. Da vi spurte IT-beslutningstakere om hvilke prosesser de hadde for å kontrollere bestemte dokument funksjoner, fra tilgangsrettigheter til indeksering, hadde bare cirka halvparten av virksomhetene tatt i bruk selv de vanligste prosessene.

Det handler ikke om at IT-beslutningstakerne mangler viljen til å gå videre med automatiseringen. Verdien av automatisering er tydelig for alle som tar det i bruk, ettersom nesten alle IT-beslutningstakere med minst én automatisert prosess sier at de har sett fordelen ved det.

Men som vist i rapporten vår er det store hindringer mellom de første stadiene av innføring av automatisering og avansert automatisering av arbeidsflyt. Det er når disse utfordringene overvinnes at den neste bølgen av automatisering blir mulig og kan bidra til å overvinne utfordringer knyttet til informasjonssikkerhet.

Tempoet på de teknologiske endringene de siste årene har vært enormt. Rollen til IT-beslutningstakere er full av muligheter, blant annet til å lede organisasjonen til å bli en bransjeleder i automatiseringsalderen.

Med dette perspektivet kan utfordringene knyttet til informasjonssikkerhet som IT-beslutningstakere står overfor, være katalysatoren som trengs for å få fart i en bredere innføring av automatisering og å transformere måten virksomheter behandler informasjon på.

Fremtidens verktøy for informasjonsstyring er her allerede. Men det langt igjen før de fleste virksomhetene på en trygg måte kan bruke dem til å forbedre driften og tilføre ny verdi.

IT-beslutningstakere må fremtidssikre virksomhetene sine ved å omfavne automatisering og gå videre i de digitale modenhetsreisene sine. For å gjøre dette må de ta med seg den rette partneren, som vil la dem etablere robust sikkerhets og etterlevelse for årene som kommer.

Last ned rapporten vår nå for å se de vanligste utfordringene knyttet til informasjonssikkerhet og etterlevelse, og finn ut hvorfor de fleste virksomheter ikke utnytter potensialet for automasjon.