BEDRIFTSFORVANDLING

Gi digital HR et løft med dokumentstyring

Moderniser HR-arbeidsflytene

Last ned veiledning

Håndbok for HR-løsninger

Transformer HR-funksjonen din fra rekruttering til utfasing

Last ned veiledning

Woman with basketball in front of blue wall

Hvordan modernisering av arbeidsflyter kan hjelpe HR-team med verdiskaping i virksomheten

Digitale arbeidsflyter blir stadig mer vanlig, men visse funksjoner i bedriften sliter likevel med å frigjøre seg fra papirarbeid. HR bruker for eksempel en rekke tidkrevende og arkaiske skjemaer for alt fra rekruttering til utfasing. Selv om HR-avdelingen burde hjelpe de ansatte med å utvikle seg i sin karriere, sørger papirbaserte arbeidsflyter for at avdelingen sitter fast i ineffektive prosesser. Hvordan bidrar dokumentstyringsløsninger til å håndtere denne utfordringen?

La oss se på bruken av teknologien på tvers av fire vanskelige områder innen HR-området: rekruttering, introduksjonsprogrammer, administrasjon og utfasing.

Short-haired woman in red jacket smiles from sofa

Samsvarlig rekruttering

Rekruttering av nye medarbeidere har alltid vært utfordrende for HR-avdelingene, og det handler ikke bare om å finne nye talenter – administrasjon kan gjøre hele prosessen unødvendig krevende. Selv om det ikke finnes noen magisk tryllestav, kan dokumentstyringsløsninger gi en effektiv og automatisert rekrutteringsprosess som adresserer hindringene fra første trinn.

Travle HR-avdelinger håndterer mange søknader, og det er vanskelig å holde seg oppdatert på samsvarskontroll. En av de mest utfordrende prosessene er å sikre avhending av overflødige søknader. Med papirbasert rekruttering er det fort gjort at utskrevne CV-er ligger ubemerket igjen på kontoret lenge etter at de skulle vært avhendet. Med digitale HR-løsninger er dette mye enklere – overflødige søknader blir permanent slettet uten at det må gjøres noe aktivt.

Når søknaden ender med en nyansatt, må HR-avdelingen ofte bruke tid på manuell registrering av opplysninger i HR-systemene sine. Digitale løsninger kan spare verdifull tid ved å hente ut informasjonen digitalt og deretter lagre den automatisk, i tråd med samsvarsregler, på et sentralt sted.

I tillegg til å sikre at du overholder kravene, gir digitale systemer selskapene langt tydeligere innsikt i rekrutteringsprosessen. Analyse på tvers av hele rekrutteringsfasen gjør det mulig å oppdage og redusere flaskehalser og forsinkelser, noe som hjelper HR med å forbedre systemet over tid.

Over gjennomsnittet god innføring

Økningen i juridiske forpliktelser har gjort det betydelig mer komplisert å introdusere de nyansatte til bedriften. Dette påvirker ikke bare HR-avdelingen. Faktisk sier 47 % av HR-ansvarlige at utfordringer under introduksjonsprosessen har ført til tapte kandidater, mens 45 % sier at unøyaktigheter i kontrakter har gitt juridiske og kostnadsmessige problemer.

I dag er det ingen grunn til å utsette prosessen for problemer som skrivefeil i kontrakter. Programvare kan nå automatisk fylle ut dokumenter som kontrakter og taushetserklæringer, noe som sparer tid og eliminerer menneskelige feil.

I tillegg kan den tiden der man måtte signere på et stykke papir, snart være over. Digital dokumentsignering gjør at nyansatte kan signere viktige dokumenter uansett hvor de befinner seg, noe som sørger for at prosessen går raskere. Digitale dokumenter er imidlertid ikke bare mer effektive. De er også enklere å lagre, spore og revidere, noe som gjør det mye enklere for HR-avdelinger å overholde juridiske krav.

Enkel administrasjon

For mye papirarbeid er en vanlig kilde til frustrasjon for ansatte, spesielt når det ikke er en del av deres vanlige arbeidsoppgaver. Vanlige HR-administrative oppgaver, som forespørsler om ferie, sykemeldinger og medarbeidersamtaler, trenger ikke å bli en belastning.

Digitale systemer reduserer innvirkningen på de ansatte og HR-avdelingen ved å standardisere og automatisere disse prosessene. Det bør være enkelt å registrere de ansattes ferie i sentrale kalendere, men det er vanskelig for HR å følge med på forespørslene når organisasjonen vokser. Selvbetjeningsportaler der de ansatte sender inn og administrerer forespørslene sine, sørger for at HR-avdelingen kan ta et skritt vekk fra denne prosessen.

Samtidig kan HR-løsninger brukes til å formalisere medarbeidersamtaler, og utstede automatiske påminnelser direkte til ledere for å sikre at de oppfyller bedriftens krav. Denne modellen reduserer det daglige ansvaret til HR-avdelingen, og sørger for at de kan fokusere på å skape verdi gjennom nye engasjementstiltak for de ansatte.

Smidig utfasing

Utfasing av ansatte er viktig både for sikkerheten, lovligheten og samsvar, spesielt når det kommer til informasjonsstyring. Når en ansatt har forlatt virksomheten, må HR-avdelingen sikre at den rette informasjonen fjernes eller arkiveres i selskapets arkiver i henhold til juridiske krav. Det er også viktig å sikre at det finnes klare rutiner for returnering av bedriftens eiendom og fjerning av tilgangsrettigheter.

Selv om hendelser der misfornøyde ansatte bryter slike regler er relativt sjeldne, kan det ha alvorlige konsekvenser for en bedrift dersom det skjer. Hvorfor overlate dette til tilfeldighetene? Likevel er det fortsatt vanlig at bedrifter mangler omfattende rutiner for å gjennomføre dette. Digitale HR-løsninger bidrar til å gjøre denne prosessen så bekymringsfri som mulig, ved å bruke automatisering til å gjøre det klart og tydelig hvor ansvaret ligger på de ulike områdene.

Redusere belastningen

HR-administrasjon har fortsatt et rykte på seg for å være en belastning, for både de ansatte og HR-avdelingen. Men det trenger det ikke være. Automatisering gjennom programvare for dokumentstyring kan gjøre HR-prosessen raskere, frigjøre tid, spare kostnader, redusere feil, forbedre samsvar, øke sikkerheten og fjerne bekymringer rundt tapte dokumenter. Det gir deg en vei mot å endelig bryte løs fra manuelle, papirbaserte arbeidsflyter.

Alt dette gjør at de HR-ansatte kan gjøre jobben sin på en mer sporbar og reviderbar måte, samtidig som de kan fokusere på å øke verdien for virksomheten.

Reduser belastningen på HR-funksjonen

Relaterte løsninger

Finn ut mer

Digitaliser HR-funksjonen

Snakk med oss