Tre tegn på at din bedrift bør vurdere digital signering

I den digitale transformasjonen firmaer befinner seg i, oppleves mange av grepene som må tas for å bli heldigitale som kompliserte, dyre og ressurskrevende. Overgang til digital signering er derimot et enkelt steg å ta, som gir store fordeler for bedrifter av alle størrelser.

Men hvordan vet du om dette er noe din bedrift bør ta i bruk?

Det oppstår unødvendig møtevirksomhet for å innhente nødvendige signaturer

Dette punktet kjenner nok de aller fleste seg igjen i. Part A skal arrangere et møte for å få tre forskjellige parter til å signere på en avtale. Møtet bookes, men må så flyttes fordi part B blir forhindret fra å komme. Det blir foreslått en ny dato, men da kan ikke part C delta. Part A finner så ut etter mange forslag frem og tilbake at dette ikke lar seg gjøre, og må arrangere separate signeringsmøter med B og C. Men etter B har signert i sitt signeringsmøte, vil C plutselig endre en ordlyd i avtalen, og A må da avtale på nytt med B og med C om å signere en ny kontrakt og vi er tilbake til start.

Ble du sliten bare av å forsøke å lese avsnittet over, fordi du kjenner situasjonen alt for godt igjen? Da er digital signering definitivt noe dere bør vurdere!


Signeringsprosessen «sklir», og viktige signaturer blir utsatt til fordel for andre oppgaver

Avtalen er inngått. Alt er diskutert og dere har kommet til enighet. Det eneste som mangler nå er å få innhentet signatur på avtaledokumentet. Du oversender papirene, og venter tålmodig. Selve prosessen, selve arbeidet dere har blitt enige om i avtalen, kan ikke iverksettes før alt er signert. Etter en ukes tid bestemmer du deg for å purre på den andre parten, da du fortsatt ikke har mottatt dokumentene ferdig signert. Det viste seg at personen du skal ha signatur fra i det andre firmaet har dratt på ferie, eller kanskje ble sykemeldt. Kontrakten ligger uåpnet i posthyllen til vedkommende. Dermed må avtalen og alt arbeid og omsetning som følger av den vente til personen er tilbake, eller til du har funnet en annen person i firmaet som kan signere på vegne av firmaet.

En av de største fordelene ved digital signering er at prosessen effektiviseres enormt. Papir må ikke flyttes, så signering kan skje hvor som helst og når som helst. Det gis også en umiddelbar bekreftelse når dokumentene er signert, så prosessen rundt avtalen umiddelbart kan fortsette til neste steg.


Hver part får hver sin avtale til signering, og du blir sittende igjen med alle de signerte versjonene

Du skal ha fem forskjellige parter til å signere avtalen. Men de sitter på fem forskjellige lokasjoner i landet, så et fysisk signeringsmøte er ikke gjennomførbart. Derfor sender du ut en avtalekopi til de fem forskjellige partene for signering. Det går en ukes tid, og til slutt får du alle tilbake, signert og klare. Men nå sitter du med fem ulike kontrakter med hver sin enkeltsignatur? Hva gjør du nå? Skanne inn og flette sammen signatursidene i én fil med avtalen? Det ser ikke veldig proft ut, tar ekstra tid, og krever både en skanner og dokumenthåndteringsprogram på din PC.

Digital signering sørger for at det kun eksisterer én avtale, som sendes digitalt, og hvor det innhentes signaturer fra alle parter samtidig. Alt er ryddig, oversiktlig og enkelt sporbart.

Effektivisering og forenkling av signeringsprosessen er de to hovedfordelene ved å gå over til digital signering. Men det finnes også flere andre fordeler. Miljømessig vil det være gunstig med mindre utskrift i forbindelse med signeringer. Det vil også redusere kostnader, og gi betydelige besparelser forbundet med å innhente signaturer.

Man effektiviserer og forenkler signeringsprosessen for alle involverte parter, både bedriften selv, kunder av bedriften og andre typiske signerende parter. Vil du vite mer om hvordan Canon kan hjelpe deg med å få digital signatur til din bedrift?