Hvorfor informasjon er livsnerven i enhver organisasjon – og hvordan dere kan utnytte den

Datainnsamling er i stadig større grad noe som omfatter hele organisasjonen, spesielt etter omfattende digitalisering i kjølvannet av pandemien. Men altfor ofte ligger det uutnyttet verdi her. Organisasjoner vet at de må samle inn data og generere innsikt fra dem. Men de mangler ofte effektive metoder for å administrere og analysere verdien som finnes i informasjonen.

Det er IT-ledernes ansvar å stille de riktige spørsmålene. Hvordan samles data inn? Hvordan analyseres de? Og blir de brukt til å ta bedre beslutninger?

Men først må tankegangen endres. Mange organisasjoner har tatt i bruk systemer for informasjonsstyring hovedsakelig av hensyn til samsvar og sikkerhet. Dette er en reaktiv tilnærming som gjør at man havner bakpå.

Nå som nye teknologier som KI har begynt å spre seg – og etter hvert som organisasjonene må håndtere større og mer komplekse datasett – endres informasjonens rolle.

Det er en økende bevissthet blant IT-ledere og andre om at det å investere i informasjonsstyring ikke bare er noe man må, men at det kan få frem skjulte verdier i en organisasjon og gjøre prosesser raskere, sikrere og mer lønnsomme for de ansatte.

God informasjonsstyring starter med optimalisering av informasjonsarbeidsflytene i hele organisasjonen. Hvor dette ender, kommer an på hvor ambisiøse organisasjonens beslutningstakere er.

Det å forstå hvordan informasjon beveger seg gjennom organisasjonen, er en enkel, men viktig del av det å håndtere data i tråd med samsvarsforpliktelser. Sterkt regulerte sektorer, som helse og finans, har implementert løsninger for informasjonsstyring i høy grad. Disse sektorene må håndtere store mengder sensitive data, for eksempel pasientjournaler og personlig identifiserbar informasjon, noe som gir et større fokus på informasjonsstyring.

Selv om disse sektorene kan ha stått i spissen for automatisering, har det sterke fokuset på styrking av samsvar ført til at enkelte organisasjoner overser muligheten til å utnytte det virkelige potensialet i dataene.

Vektleggingen av sikkerhet og samsvar har begrenset omfanget av informasjonsstyringen i mange organisasjoner og ført til en altfor optimistisk oppfatning av grad av digital modenhet.

Canons undersøkelser viser at mange bedrifter gjør fremskritt innen digitalisering av prosesser, og 94 % av bedriftene rapporterer at de har implementert en form for automatisering. Når IT-beslutningstakere blir spurt om informasjonssikkerhet og digitale prosesser, mener 78 % av dem at organisasjonen deres allerede er moden¹.

Til tross for denne oppfattede modenheten har bare 53 % av IT-beslutningstakerne gått så langt som å implementere de første trinnene i automatiseringsreisen, der automatiske tilgangsrettigheter er den muligheten som rapporteres oftest².

Dette viser den overfladiske bruken av automatiserte prosesser frem til nå. Så hvilke tiltak bør IT-beslutningstakere treffe for å forbedre dette?

Data er livsnerven i en organisasjon. Ved å utnytte denne verdien kan dere få tilgang til flere muligheter og få et konkurransefortrinn. Men informasjon har bare verdi når den er i bevegelse. Ettersom organisasjonen allerede samler inn disse dataene av samsvarshensyn, bør IT-beslutningstakere se etter muligheter til å hjelpe ulike team med å dele informasjonen mer effektivt. Når de riktige personene har tilgang til de riktige dataene, er det mye enklere å optimalisere prosesser.

I helsevesenet, for eksempel, kan dette innebære å bruke data som oppbevares i sykehusjournalene, til å optimalisere informasjonsflyten for akuttmottaket, slik at man identifiserer flaskehalser og ineffektivitet og slik reduserer ventetiden for pasienter. Det å ta et skritt tilbake og revurdere hvordan informasjon flyter gjennom virksomheten, kan bli et viktig konkurransefortrinn.

Har du hørt om «svingstoleffekten»? Den dreper vekst, for det er dette som skjer når de ansatte må bytte mellom flere programmer og systemer bare for å få utført rutineoppgaver. Dette kan også hindre forsøk på å implementere nye teknologier som KI. Ved å knytte sammen viktige systemer og skape et enhetlig informasjonsnettverk får dere et robust program for informasjonsstyring som gjør det enklere å ta i bruk nye teknologier, samtidig som dere øker avkastningen med tilgjengelige data av høy kvalitet.

Organisasjonen trenger ikke å gjøre dette alene. En strategisk partner med den riktige erfaringen innen informasjonsstyring og forretningsprosesser kan bidra til å identifisere den mest verdifulle innsikten – og samarbeide med dere om å lage de riktige prosessene for å få frem slik innsikt. Samtidig gjør en konsistent plattform det enklere å administrere informasjon i hele organisasjonen og å rive ned siloer. Et motivert lederteam kan skape endringer og legge frem den overordnede visjonen.

La oss oppmuntre til å endre oppfatning. Informasjonsstyring handler ikke bare om samsvar. Det handler om å få en organisasjon til å bevege seg raskere og om å avdekke verdier på uventede steder. Når en organisasjon tar til seg dette budskapet, blir den godt posisjonert til å utnytte fordelene med teknologiene som former fremtiden.