IT-avdelingens utvikling

Fra kjeller til styrerom

«Synet på IT-avdelingene har definitivt endret seg. I oppstarten var IT i stor grad til for å automatisere finansprosesser, noe som de fleste andre ikke skjønte seg på. Jeg har selv sett at avdelingen innenfor noen av mine roller fortsatt holdt til i kjelleren. Jeg pleide også å få kommentarer som ‘Du ser ikke ut som en som jobber i IT!’»

«Jeg så først endring en gang på 2000-tallet. Da begynte samtalene om partnerskap og om hvor viktig det var å jobbe sammen. IT er ikke lenger bare en backoffice-funksjon. Nå som hele verden er digital, blir IT mye mer fremtredende.

Til tross for spådommer[2] om at 2020 ville være slutten på IT-avdelingene, står funksjonen fortsatt sterk. Digital transformasjon er kanskje den viktigste grunnen til dette. De siste 20 årene har vi sett organisasjoner verden over totalt overhale virksomheten sin, fra ende til annen. Denne prosessen har gjort IT til en grunnleggende del av den moderne virksomheten. Det har også endret hvordan organisasjoner ser på IT-funksjonen, og ført til større forståelse for at IT-ledere må involveres i planlegging. Tallene er bevis nok på dette. Ifølge forskning[3] rapporterer mer enn halvparten av IT-ledere hvert år at informasjonssjefen i deres organisasjon har blitt mer strategisk.

En partner for digital transformasjon

Ifølge tall fra 2019 har imidlertid antallet IT-sjefer på styrerommene plutselig falt med 13 % fra 2017^[4]. Hva er grunnen til det? Én forklaring er at bedriftene tolker IT-sjefens rolle som en som leder digitale transformasjonsprosjekter, og nå mener mange organisasjoner at transformasjonen deres er fullført. Denne holdningen er til stor bekymring for IT-ansatte og også en vanlig feiloppfatning blant bedrifter.

«Hvis vi fjerner ordet “digital”, står vi igjen med “transformasjon”, og en transformasjon er jo aldri komplett fordi verden hele tiden er i endring. Selvfølgelig var det en stor, innledende eksplosjon av digital transformasjon for 20 år siden da IT-avdelingene fokuserte på å digitalisere backoffice-systemene. Men avhengig av selskapet er ikke engang dette trinnet nødvendigvis ferdigstilt.

Etter hvert som tiden går, beveger digitaliseringen seg mer mot front office-systemene og de kunderettede prosessene. Det å digitalisere hvordan vi kommuniserer med kundene skjer gjerne raskere, da kundens behov endrer seg så mye oftere enn det for eksempel finansregler og -prosesser gjør.»

Når kundebehovene endres så regelmessig, kan ikke transformasjon sees på som en boks som kan krysses av. Selv om den store digitaliseringen i kulissene allerede har funnet sted, er front end optimaliseringen og utviklingen en pågående prosess.

Hvordan kan IT-avdelingen bekjempe feiloppfatninger?

For at avdelingen skal beholde innflytelsen og ryktet sitt som en strategisk partner, er det avgjørende at man tar tak i feiloppfatninger om digital transformasjon og IT-avdelingens rolle. Hva er IT-ledernes beste strategier for å få til dette?

• Få formelle prosesser på plass – «Måten vi har håndtert dette hos Canon er ved å sette i gang noen prosesser drevet av den administrerende direktøren, for å sikre at IT-avdelingen involveres så tidlig som mulig – for eksempel med å få rutiner og kontroller på plass, særlig når det kommer til økonomisk godkjenning. Vi sørger også for å ha en formell gjennomgang når prosjekter er fullført – har vi oppnådd fordelene for bedriften, er datasystemene faktisk i bruk, og hva kan vi lære av hvordan vi har samarbeidet?»
• Ta felles ansvar for prosjekter – «Jobben vår er ikke gjort når vi har levert IT-delen. Det å levere er det enkle. Det er vanskeligere å stille spørsmål – hvorfor vil du gjøre dette? Hva er fordelene for bedriften? Jeg sier til teamet mitt at de ikke skal være redde for å gå inn i samtaler som ikke bare handler om IT, men også om å oppnå forretningsmål. Jeg sier til de ansatte: Ikke be om tillatelse, du er like viktig som noen av de andre.»
• Øk synligheten – «Sørg for at IT-kostnadene er mer gjennomsiktige, slik at de kan forstås bedre. Dette hjelper fordi det kan få folk til å tenke over nytteverdien av tjenestene. Når man ikke kjenner til kostnaden, tar man mindre ansvar.»

IT i fremtiden

Vi befinner oss midt i den globale transformasjonen, og dette har definert IT-avdelingens rolle de siste årene. Men hva vil det bety å jobbe innen IT om 10 år?

«Teknologien har utviklet seg betydelig. Mange prosesser kan nå automatiseres, og verden beveger seg mot skybaserte løsninger. Som en følge av dette tror jeg at IT-avdelingens rolle vil bli mindre omfattende, mindre teknisk og mer fokusert på å utforme informasjon, forretningsprosesser og programmer for bedriften.

IT-avdelinger må sørge for at informasjonen flyter gjennom virksomhetene, og at data kobles sammen. Det er her du ikke klarer deg uten IT. Deres rolle vil være å definere data, definere forretningsprosesser, sikre at programmer blir brukt til det de er ment til og ikke blir tilpasset. Deretter vil IT-avdelingene måtte sørge for at alt fungerer som det skal, støttet opp av teknologi og et nettverk som yter bra. De vil også spille en viktig rolle når det kommer til å optimalisere IT-kostnadene, altså sikre at investering gir avkastning, ved å øke IT-samsvar (SoX og GDPR) og håndheve informasjonssikkerhet.»