Artikkel

Tips for IT-ansvarlige: Slik gjøres effektivt hybridarbeid enklere

Tips for IT-ansvarlige: Slik gjøres effektivt hybridarbeid enklere

Canon Camera
Det siste året har vært tøft for IT-ansvarlige overalt. Ingen kunne ha forventet de plutselige og drastiske endringene i IT-strategien som organisasjonene har måttet gjennomføre. Selv om måten vi arbeider på har endret seg, har pandemien satt opp farten til det som var en gradvis utvikling. Det som kanskje har vært en stabil treårsplan for utvikling av digital transformasjon, ble plutselig sendt ut nå.

I løpet av de siste 30 årene har vi sagt farvel til kontorene, til kontoravlukkene, og i det siste til den tradisjonelle arbeidstiden og til og med til ideen om et kontor. Til og med før pandemien var det en stadig raskere utvikling mot hjemmearbeid og mobilt arbeid, med ansatte som ønsket å jobbe effektivt når de var på et kontor, på felleskontor, på sitt eget hjemmekontor eller i en annen avdeling i landet. Men i kjølvannet av pandemien har behovet for og farten på transformasjonen økt enda mer, siden mange bedrifter har forpliktet seg til langsiktige, eksterne og distribuerte arbeidsretningslinjer.

Som et resultat av disse endringene har IT-lederens rolle utviklet seg til det vi kan kalle en informasjonsarkitekt. Nå svarer de på komplekse spørsmål som:
  • Hvordan går informasjon gjennom forretningsprosesser og programmer, selv når de ansatte er basert på forskjellige steder? 
  • Hvordan kan vi sørge for at papirbasert informasjon som kommer inn på kontoret, kan gjøres digitalt tilgjengelig for ansatte som arbeider eksternt? 
  • Hvordan kan vi sikre at informasjon er tilgjengelig og håndtert sikkert fra eksterne arbeidsområder?

For å støtte denne nye mobile arbeidsmodellen måtte IT-teamene gjennomgå en revurdering av teknologien som underbygger den daglige arbeidssituasjonen. Organisasjoner trenger et oppsett som støtter enkel informasjonsflyt, uavhengig av sted. For mange betydde dette en fullstendig oppdatering, der de gikk bort fra gammel infrastruktur på stedet til programvare og tjenester levert av nettskyer.
1.Holder infrastrukturen lett

Historisk sett kan det hende at du som IT-team har brukt mye tid på å tidsplanlegge og vedlikeholde infrastrukturen på stedet. Selv om dette ikke var god bruk av tid, var det typisk for mange organisasjoner. Konsekvensene av pandemien har ført til at mange bedriftsledere revurderer normale prosesser, da det ikke bare er upraktisk å besøke kontoret under nedstenginger, men også at det gjør langsiktig distribuert arbeid eller hybridarbeid umulig. Erfaringen har derfor styrket bedriftenes sak for å redusere avhengigheten av infrastruktur på stedet, og ett av områdene som står overfor granskning, er driveradministrasjon.

Driveradministrasjon er ikke et kjent emne, men faktum er at det er en plage for IT-team, selv når enheter og brukere er på stedet. Hybridarbeid gjør det mer komplisert. Å arbeide i nye miljøer vil sannsynligvis bety at du investerer i nye enheter som er bedre egnet for eksterne steder. Og nye enheter betyr mer arbeid for IT, inkludert å sørge for at de har riktig programvare, drivere og sikkerhetsoppsett.

Brukerkravene vil variere avhengig av hvilken rolle de har, noe som vil påvirke driveradministrasjon. I mellomtiden er det enda viktigere at skriverdrivere administreres og distribueres på riktig måte, med flere brukere som ønsker å koble til sine egne enheter. Hvis du går mot et nettskybasert, driverfritt miljø, sparer du ikke bare verdifull tid til å konfigurere eller oppdatere eksterne enheter, det sikrer også at bedriften ikke trenger å skaffe mer infrastruktur på stedet.

2.Sentralisert enhetsparkadministrasjon

Det å gå over til nettskybasert enhetsparkadministrasjon har også fordeler utover å gjøre infrastrukturen mer tilpasset for eksternt arbeid. Den gir deg sentralisert administrasjon, noe som gjør det enklere for deg å se, administrere og vedlikeholde skriver- og skannerenhetsparken.

Det kan for eksempel hende at du ikke finner ut om problemer som lavt tonernivå, fastkjørt papir og feil før en ansatt rapporterer det, når problemet allerede har gjort dagen deres tregere. Når enheten er 80 km unna på en ansatts hjemmekontor, er det enda vanskeligere å diagnostisere og løse problemet. Det kan til og med bety at enheten ikke er i bruk over lengre tid. Med nettskybaserte verktøy kan du overvåke enhetsparker og forutse problemer som tonerutskifting, noe som reduserer nedetiden.

Sentral administrasjon gjør det også enklere å administrere oppdateringer. Det er ikke mulig å oppdatere hver enhet individuelt når enhetsparken ikke er plassert i samme rom. Med nettskybasert administrasjonsprogramvare kan du enkelt sende ut nye oppdateringer eller funksjoner til hele parken, uten å forlate skrivebordet. Bedre for deg og bedre for ansatte som øyeblikkelig får tilgang til de nyeste versjonene uten forsinkelser – dette er spesielt viktig når sikkerhet er involvert.

3.Sikker og effektiv informasjonsflyt

Det gir oss sikre og effektive arbeidsflyter. En ting alle kan være enige om, er at sikkerhet er avgjørende. IT-team må imidlertid finne den rette balansen mellom tilgjengelighet og beskyttelse. Ansatte skal kunne få tilgang til dokumentene de trenger, uten å finne dem som de ikke trenger. De ansatte bør heller ikke få enkel tilgang på bekostning av enkel tilgang for hvem som helst, blant annet ondsinnede aktører.

Her gir nettskybaserte systemer mange fordeler. Det gir ansatte enkel tilgang til dokumentene de trenger, uansett hvor de befinner seg. Det gjør også at IT-team kan administrere sikkerhet på en enklere måte, slik at du kan sette opp regler for å tillate og begrense brukernes tilgang til filplasseringer på serveren.

Samtidig gjør nettskybasert enhetsparkadministrasjon dette mulig for utskrifts- og skanneenheter. Du kan konfigurere og administrere brukerprofiler og arbeidsflyter fra et sentralt perspektiv, slik at det blir enkelt å angi regler for tilgang og informasjonsbehandling.

Når vi nå går inn i en ny epoke med hybridarbeid, vil IT-team i økende grad ta rollen som informasjonsarkitekt. I sentrum av dette vil det være verktøy og teknologi som skal muliggjøre effektivt, sikkert arbeid fra hvor som helst. Organisasjonen har kanskje hatt nettskyer i planene sine allerede, men det kommer til å bli viktig for denne oppgaven, spesielt når det gjelder enhetsadministrasjon. Dette handler ikke bare om nødvendighet, det er også en mulighet til å forbedre enhetsparkstyringen din generelt, noe som bidrar til økt oppetid og holder arbeidsstyrken din trygg.

Finn ut mer om hvordan fremtiden til IT ser ut om 10 år.

Beslektede produkter og løsninger

Finn ut mer

Er du ikke sikker på hvilke løsninger virksomheten din trenger?