Håndtere livssyklusstyring for informasjon for å redusere forretningsrisiko

Dagens arbeidsplasser er mer tilkoblede, digitale og travle enn noensinne. Data overføres konstant mellom mennesker, plattformer og steder. Alle dokumenter – fra kontrakter til kundeoppdateringer – innebærer både verdi og risiko.

Utfordringen for IT-ledere er ikke bare å holde tritt med behov på arbeidsplassen – de må også administrere og beskytte den. Det er her informasjonsstyring kommer inn i bildet. Det former hvordan organisasjoner beholder kontrollen, reduserer risiko og verner om tillit i en verden som er i konstant bevegelse.

Med informasjonsstyring kan organisasjoner kontrollere hvordan dataene beveger seg på tvers av virksomheten. Det inkluderer hva som kommer inn, for eksempel fakturaer og kontrakter, og hva som går ut, for eksempel lønnsslipper og kundeoppdateringer.

Mye av denne informasjonen er imidlertid sensitiv. Hvis den forsvinner, offentliggjøres eller sendes til feil sted, kan det få alvorlige konsekvenser. Virksomheten din kan bli utsatt for databrudd, bøter, skade på omdømme eller tap av tillit blant både kunder og ansatte.

De fleste IT-ledere vet hvor viktig det er å beskytte data, men utfordringen er å vite hvor svakhetene ligger. Vi bruker et enkelt rammeverk som deler livssyklusen for informasjonsstyring inn i tre trinn – innhenting, behandling og utlevering.

Innhenting er det første trinnet i livssyklusen for informasjonsstyring. Det viser til hvordan data hentes fra fysiske eller digitale dokumenter og overføres til forretningssystemer.

En HR-sjef kan for eksempel laste opp en kopi av passet til en nyansatt, og en ekstern medarbeider kan gjennomgå en konfidensiell kontrakt. Disse dokumentene inneholder ofte personlig eller forretningskritisk informasjon.

Hvis innhentingsprosessen ikke er trygg, er det fare for at dataene kan bli fanget opp, feildirigert eller åpnet av feil person. Dette kan føre til brudd på datasikkerheten, bøter, skade på omdømmet og tap av tillit.

For å redusere risikoen bruker organisasjoner sikre innhentingsverktøy med funksjoner som kryptering, sikker pålogging og forhåndsdefinerte arbeidsflyter. Med disse kontrollene kan de sikre at sensitive dokumenter håndteres på riktig måte fra det øyeblikket de kommer inn i systemene.

Når informasjonen kommer inn i systemene dine, må den styres på en sikker måte. Det er her behandlingstrinnet kommer inn. Dette omfatter hvordan data lagres, åpnes og styres på tvers av organisasjonen.

Tenk på omfanget av informasjon virksomheter sitter på – som lønningslister, medarbeidersamtaler, helseopplysninger og strategiske planer. Hvis disse dataene ikke blir beskyttet, eller om uvedkommende får tilgang til dem, kan det få alvorlige konsekvenser. Ett enkelt feiltrinn, for eksempel en ansatt som ser på konfidensielle omstruktureringsplaner, kan føre til interne splittelser og til og med eksterne lekkasjer.

For å unngå dette trenger organisasjoner solide interne kontroller. Med rollebasert tilgang, revisjonsspor og regler for automatisert lagring kan de sikre at sensitive data bare ses av rette personer, og at lagringsrutinene er i tråd med forskriftsmessige standarder, for eksempel personvernforordningen.

Utlevering er det siste trinnet i livssyklusen for informasjonsstyring. Det omfatter hvordan informasjonen sendes ut av organisasjonen, hva den inneholder og hvem som mottar den. Dette kan være alt fra en kundefaktura eller pressemelding til et sensitivt personaldokument.

Hvis sensitiv informasjon sendes til feil person, kan det få umiddelbare og omfattende konsekvenser. Se for deg et scenario der personalledelsen har til hensikt å sende medisinske opplysninger om en nyansatt til linjelederen, men velger ved et uhell en annen ansatt med samme navn. En enkel feil som dette kan få alvorlige konsekvenser – alt fra tillitsbrudd til juridiske følger.

For å redusere risikoer må organisasjoner ha sikkerhetstiltak på utleveringspunktet. Med mottakervalidering, leveringsbevis og trygge kommunikasjonsprotokoller kan de sikre at dokumentene bare sendes til riktige personer. Verktøy som logger hvert trinn for full sporbarhet, kan også gi et ekstra lag med beskyttelse.

I dagens komplekse IT-landskap er informasjonsstyring avgjørende for å redusere risiko og beskytte det som betyr mest – data, kunder og medarbeidere.

Ved å dele livssyklusen for informasjonsstyring inn i tre trinn kan IT-ledere få en mer strukturert og proaktiv tilnærming til risikohåndtering og beskyttelse av sensitiv informasjon.

Teknologi er avgjørende i arbeidet med å innhente, utlevere og behandle informasjon på en sikker måte. Med de riktige verktøyene kan du redusere antallet manuelle feil, håndheve retningslinjer og sikre at sensitive data er beskyttet i hvert trinn. Dette betyr færre brudd, bedre samsvar og mer tillit i hele organisasjonen.

Finn ut hvordan du kan oppnå bedre kontroll, få mer innsikt og støtte smartere beslutningstaking ved hjelp av Canons løsninger for informasjonsstyring.

Utforsk Canons løsninger for informasjonsstyring