Kontorsikkerhet
Beskytt den nettverkstilkoblede utskrifts- og skanneteknologien fra cyberangrep og tap av data med fullstendig samsvar.
Artikkel
Datasikkerhet i en uforutsigbar tid
Hvordan sikrer du at dataene alltid er beskyttet når grensene mellom eksternt arbeid og kontorarbeid blir uklare på en måte som ingen hadde forventet?
Å bygge en sikker organisasjon for eksternt arbeid
Bli med oss på dette webinaret for å lære om fordelene ved en sikker, ekstern arbeidsstyrke og hvordan du tilpasser virksomheten til å hjelpe deg i denne overgangen
Å jobbe eksternt i en uforutsigbar tid
I begynnelsen av 2020, da vi så fremover i året, var det ingen av oss som ante hvor vi ville havne og omfanget av endringene vi skulle oppleve. Men virkeligheten er at verden er i endring, og på en måte som utfordrer virksomheter som aldri før. Vi blir tvunget til å tilpasse oss for å overleve, og å arbeide hjemmefra har blitt den nye normen for mange.
Plutselig er den digitale transformasjonen du bygget opp trinn for trinn, en umiddelbar nødvendighet. Men med lite tid til å forberede deg til en slik situasjon, hvordan sikrer du at kritisk informasjon innen virksomheten ikke bare flyter som den skal, men også forblir beskyttet i denne usedvanlige tiden?
Å administrere informasjon medfører risiko
Behovet for å beskytte sensitive data forsvinner ikke med disse verdensendringene. Kravet om robuste sikkerhetsprotokoller og regler for hensiktsmessig bruk er faktisk sterkere enn noen gang. Så hvilke utfordringer innen ekstern sikkerhet står du overfor, og hvordan kan du håndtere dem?
Her er noen av våre beste sikkerhetstips for tryggere eksternt arbeid:
1) Skap gode retningslinjer for sikkerhet ved eksternt arbeid – kriminelle på Internett er alltid på utkikk etter nye muligheter, og en slik rask, global endring er akkurat den sjansen de har ventet på. De har erfaring med å analysere et nettverk for å finne ut om noen kun er en hjemmebruker, eller en forretningsbruker som jobber hjemmefra. Dersom du ikke hjelper de ansatte til å beskytte seg med retningslinjer for sikkerhet ved eksternt arbeid, kan du raskt havne i fare for omfattende datatap, eller til og med bli blokkert fra viktige filer, med en stor kostnad for å få tilgang igjen.
2) Vær ekstra oppmerksom på svindelforsøk (phishing) – bransjerapporter har vist en betydelig økning i falske e-postmeldinger1 der senderen hevder å tilby viktige sikkerhetsoppdateringer, som i stedet infiserer brukerens enhet med skadelig programvare. Sørg for at ansatte som jobber eksternt, vet at de må være forsiktig med e-poster som tilbyr denne typen råd, og at e-postadressen til avsenderen stemmer nøyaktig overens med en forventet mottaker. Og at de må tenke seg om to ganger hvis noen ber dem klikke på en ukjent kobling, før de åpner den.
3) ikke glem sikkerheten til hjemmeenheten – nå som teamet ditt jobber hjemmefra, er det mest sannsynlig at de må bruke en hvilken som helst skriver eller skanner de har tilgjengelig for de daglige oppgavene, og disse enhetene kommer sannsynligvis ikke til å ha de typiske sikkerhetsfunksjonene som følger med bedriftens nettverksutstyr. Alle enheter som er koblet til Internett, er mer sårbare for potensielle angrep. Det er derfor viktig at du gir støtte til ansatte som jobber eksternt, med å sikre at nettverket deres er privat og at man kun kan koble seg til med et sikkert passord – for eksempel ved å endre fra standardpassordet, slik at du kan beskytte virksomhetskritiske data.
4) Konfidensielle papirer – du må også sørge for at papirene til bedriften blir behandlet med samme omhu som ansatte behandler egne bankutskrifter, slik at de makulerer eller lagrer alt konfidensielt, til de kan returnere til kontoret.
5) Den beste praksisen er en som alle følger – dokumentsikkerhet er avgjørende, så det å jobbe hjemmefra betyr ikke at man kan sluntre unna med å følge bedriftens praksis. Det er viktig å minne teamet på at de kun må bruke programmer, nettverk og nettskysystemer som tilbys av bedriften. Alle gratis verktøy for samarbeid og lagring i nettskyen som de kan bli fristet til å bruke, er kanskje ikke sikre hvis du ikke har godkjent dem.
Nøkkelen her er at hvis noen i teamene dine arbeider eksternt, må du sørge for at de har en klar forståelse for hvordan de skal opprettholde den samme forretningssikkerhetsstandarden, enten de sitter innenfor kontorets fire vegger, eller på sofaen hjemme.
Å bygge en sikker organisasjon for eksternt arbeid
Så nå som vi har gått gjennom hvor viktig det er å ha dokumentsikkerhet ved eksternt arbeid, hvordan skal du gå frem for å bygge opp en omfattende beskyttelsesstrategi?
Den gode nyheten er at det er mye mindre komplisert enn du tror. Med kunnskapen om at viktig informasjon ikke bare lekker ut av bedrifter via komplekse angrep over Internett, men ofte gjennom mangel på enkle datasikkerhetsprosesser, er det nå på tide å gå gjennom praksis for informasjonsbehandling, og få gode sikkerhetsrutiner på plass for eksternt arbeid.
Du må være trygg på at du kan sikre forretningsdokumenter og beskytte sensitiv informasjon på en måte som overholder reglene for dokumentbehandling. Og alt dette må på plass uten at det påvirker folks mulighet til å få tilgang til dataene, informasjonen og dokumentene de trenger for å gjøre jobben sin.
Du bør vurdere lagring, administrasjon, distribusjon og arkiver som de kritiske faktorene i oppsettet for informasjonssikkerhet. Spør deg selv:
- Hvilket nivå av synlighet har du for øyeblikket når det gjelder dokumentbehandling?
- Kan du spore brukeraktivitet?
- Hvilken beskyttelse brukes på dokumenter når de beveger seg inn og ut av virksomheten for å minimere sikkerhetsrisikoer?
- Er du sikker på at kun autoriserte brukere får tilgang til sensitive data?
- Kan du være sikker på at alle digitale data kun lagres i den lovpålagte tidsperioden?
Hvis du har problemer med å svare på noen av disse spørsmålene eller svaret er nei, må du finne en sikker løsning for dokumentstyring og arbeidsflyt. Be potensielle leverandører om å ta seg av disse områdene for å sikre at du reduserer risikoen for datatap og kostbare bøter.
Du trenger et system som kan kjøre i skyen og administrere arbeidsflyten, slik at du kan overvåke og kontrollere forretningskritisk informasjon hele tiden, gi sikker beskyttelse for dokumenter og angi retningslinjer for sletting i samsvar med lovgivningen.
Organisasjoner kan mer enn noen gang tidligere lære å ikke bare overleve, men gjøre det bra i denne usedvanlige tiden.
Lær mer om fordelene med en sikker ekstern arbeidsstyrke
Relaterte løsninger
Therefore™ programvare
Få tilgang til, importer, integrer, lagre, hent og sammenlign informasjon.
Informasjons- og utskriftsbehandling
Løsninger for dokumentbehandling i det utfordrende moderne forretningslivet.
Dokumentbehandling
Øk produktiviteten og administrer kostnadene ved å samkjøre dokumentarbeidsflyter med én administrasjonsløsning.
Finn ut mer
Er du forberedt på fremtidens fjernarbeid?
Ingen av oss kan vite hva bedriftene har i vente, men den flytende globale situasjonen vi står oppe i, gjør dette til tiden for å skape mer smidige arbeidspraksiser, permanent
Skyen er den nye hverdagen
Hvordan skyen kan hjelpe bedrifter med å overvinne utfordringene den nye hverdagen bringer med seg
Veiledning for å sette opp en sikker digital arbeidsplass
Løsningene og tjenestene våre bidrar til å sikre alle dokumenter og sensitive data uten at det hindrer ansatte i å få tilgang til informasjonen de trenger for å gjøre jobben sin