Produktiv og pålitelig kontorteknologi
Dette er enda viktigere på dagens arbeidsplasser hvor organisasjoner i stadig økende grad velger å implementere hybride arbeidsmodeller. Disse nye arbeidsmetodene endrer måten ansatte samhandler med kontorsystemene på, og dermed også hva bedriftene må fokusere på når det gjelder investeringer. Hvis bedrifter følger en arbeidsmodell der de ansatte hovedsakelig jobber hjemmefra, vil en medarbeider sannsynligvis dra til kontoret for å utføre en oppgave som ikke kan gjøres hjemme, for eksempel delta fysisk på et møte eller bruke spesialmaskinvare. Derfor er det viktig at kontorbasert teknologi gir ansatte mulighet til å utføre disse oppgavene så raskt som mulig, slik at kontortiden deres er mer produktiv.
Noe annet som må tas hensyn til, er servicestøtte. Hvis organisasjoner har et redusert antall ansatte på kontoret, er det mindre sannsynlig at de har IT-støtte på stedet som kan løse eventuelle problemer. Dette betyr at all teknologi må være pålitelig for å unngå tekniske problemer som kan resultere i nedetid og tar tid å rette opp, slik at de ikke hindrer ansatte i å være produktive når de befinner seg på stedet. Med dette i tankene kan organisasjoner vurdere å investere i færre, men mer avanserte enheter som gir økt produktivitet og pålitelighet.
Det er naturligvis denne tilkoblingsmuligheten som gjør at den hybride arbeidsmodellen – der noen jobber på kontoret og noen jobber hjemme – kan fungere effektivt. Teknologiske enheter som skrivere og MFP-er må legge til rette for effektiv tilkobling mellom alle, uansett hvor de er, uten kompliserte prosesser eller upålitelige resultater. Kort sagt bør disse systemene være utformet for å redusere tiden det tar operatører å bruke dem, slik at de kan bruke mer tid på funksjoner som øker produktiviteten, for eksempel forvandle utskrevne dokumenter til digital informasjon som er tilgjengelig for alle.